GymStack als Software für euer Fitnessstudio? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit GymStack

Wir haben GymStack über die gleichnamige Fitnessstudio Software ausgefragt.

Die Antworten von GymStack sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Fitnessstudio Software in 3 Sätzen.

GymStack ist keine Software, die bedient werden muss, sondern eine Software, die für das Studio arbeitet. Für jeden Bereich, vom Beitragseinzug bis zur Gerätewartung, gibt es einen eigenen KI-Mitarbeiter und Stacky leitet dieses Team wie ein Betriebsleiter, der sich nur meldet, wenn eine Entscheidung gebraucht wird. Statt durch Menüs zu klicken, reicht eine kurze Nachricht oder Sprachnachricht an Stacky, direkt in GymStack, per WhatsApp oder über einen KI-Assistenten wie ChatGPT, von überall und mit nichts als einem Handy; so bleibt der Fokus dort, wo er hingehört: bei einem guten Angebot für die Mitglieder vor Ort, egal ob Fitnessstudio, Hyrox, CrossFit, Yoga, Kampfsport oder EMS.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Das Team dahinter. GymStack ist nicht entstanden, um schnelles Geld zu verdienen, sondern weil wir selbst aus dem Studio-Alltag kommen und gemerkt haben, dass die bisherigen Lösungen nicht mehr zeitgemäß sind. Im Team arbeiten Menschen mit Erfahrung aus dem Betrieb großer Studios wie dem EVO LAND sowie KI- und Software-Experten. Wir nutzen GymStack selbst im Live-Betrieb und sind damit unser eigener erster Kunde.

Schnell und individuell. Flache Hierarchien und durchgehende Arbeit mit KI sorgen dafür, dass Fehler schnell behoben werden und Wünsche aus den Studios oft schon nach kurzer Zeit als neue Funktion verfügbar sind. Ein eigenes Solution-Engineering-Team arbeitet eng mit jedem Studio zusammen, damit vom ersten Tag an alles passt.

Dienstleistung statt Werkzeug. Klassische Studio-Software muss bedient werden, GymStack erledigt die Arbeit selbst. Aufwendige Schulungen und Handbücher für das Team entfallen, denn bedient wird GymStack in normaler Sprache, so wie man einem Kollegen eine Nachricht schreibt. Damit ist GymStack aktuell die einzige Software am Markt, die Studios eine so vollumfängliche Dienstleistung bietet.

Alles in einem System, darum bessere Entscheidungen. Welcher Kurs bringt die meisten Neukunden, welcher hält sie am längsten, welcher Coach bindet am besten, welches Gerät fällt ständig aus und rechnet sich eigentlich gar nicht? Solche Fragen gehen im Alltag meist unter, denn dafür bräuchte es einen eigenen Analysten, den sich kaum ein Studio leisten kann. Weil in GymStack alle Daten zusammenlaufen, übernehmen das die KI-Mitarbeiter: Sie werten laufend aus und legen dem Betreiber fertige Vorschläge vor. So arbeiten Studios effizienter und treffen bessere Entscheidungen.

Alle Kanäle angebunden. Über 25 Plattformen von WhatsApp und Instagram bis zu den Werbekonten bei Meta, Google, TikTok und ChatGPT sind mit wenigen Klicks verbunden. Die KI-Mitarbeiter antworten, posten und fassen nach.

Website inklusive. Auf Wunsch baut GymStack auch die Studio-Website, mit Kursplan, Preisen und Probetraining-Buchung immer aktuell aus dem System.

Coaches mit automatischer Abrechnung. Coaches und Trainer auf Provision arbeiten direkt in GymStack. Jede Zahlung wird automatisch zwischen Coach und Studio aufgeteilt.

Faire Kosten. GymStack ist nicht von Investoren getrieben. Ein schlankes Team und der konsequente Einsatz von KI halten die Kosten niedrig und bezahlt wird nach Studiogröße und tatsächlicher Nutzung statt für starre Pakete.

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

GymStack ist jung. Wer eine Software sucht, die seit 15 Jahren am Markt ist, findet das bei uns noch nicht. Dafür arbeitet jedes Studio direkt mit dem Team zusammen, das die Software baut und Wünsche landen nicht in einer Warteschlange, sondern oft innerhalb weniger Tage, wenn nicht sogar am gleichen Tag, in der Software.

Eine neue Art zu arbeiten. GymStack nimmt viele Aufgaben ab und das bedeutet auch, Aufgaben abzugeben. Wer gewohnt ist, jeden Schritt selbst anzuklicken, braucht anfangs etwas Vertrauen. Deshalb legt das Studio für jeden Ablauf selbst fest, ob die KI nur einen Vorschlag macht, vorher um Freigabe bittet oder nach festen Regeln selbst handelt. Zum Start wird alles freigegeben. Erst wenn das gut läuft, gibt man schrittweise mehr ab.

Fokus auf den deutschsprachigen Markt. GymStack ist auf deutsche Anforderungen ausgelegt, von der Kasse mit TSE bis zum Lastschrifteinzug. Wer Studios in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Sprachen und Währungen betreibt, ist aktuell nicht unsere Zielgruppe.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

GymStack ist eine Web-Anwendung, es muss nichts installiert werden. Die Verwaltung läuft im Browser auf jedem Computer, Tablet oder Smartphone, Updates kommen automatisch im laufenden Betrieb. Dazu gibt es passende Apps:

• Mitglieder: im Browser oder als App für Smartphones mit iOS und Android
• Coaches: im Browser oder als App für iOS und Android, auf Tablet und Smartphone
• Empfang/Theke: im Browser oder als App für iOS und Android, auf Tablet und Smartphone

Noch einfacher geht es ohne Bildschirm: Eine Nachricht oder Sprachnachricht an Stacky reicht, direkt in GymStack, per WhatsApp oder über einen KI-Assistenten wie ChatGPT. Wer die Oberfläche öffnen möchte, kann das jederzeit tun, manches geht dort auch schneller. Nötig ist es für die meisten Aufgaben aber nicht.

5. Ist Ihre Software auf mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets) nutzbar? Gibt es Einschränkungen oder Besonderheiten? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, GymStack ist von Anfang an für unterwegs gebaut und läuft auf jedem Smartphone und Tablet. Neben der Verwaltung im Browser gibt es drei Apps für iOS und Android:

• Mitglieder-App: Kurse buchen, einchecken, Verträge und Rechnungen einsehen, Training und Ernährung verfolgen, mit Studio und Coach schreiben.
• Coach-App: Kunden betreuen, Trainingspläne erstellen, Leistungen abrechnen.
• Theken-App: Check-in, Verkauf und Kartenzahlung am Empfang.

Für den Betreiber reicht im Alltag das Handy: Stacky wird per Text- oder Sprachnachricht gesteuert, Entscheidungen werden mit einem Tipp freigegeben.

6. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Browser, Hardware)? Gibt es Einschränkungen?

Nur ein aktueller Browser und Internet. Ein Computer, Tablet oder Smartphone reicht. Eigene Server oder IT braucht es nicht. Kartenterminal und Bondrucker für die Theke gibt es auf Wunsch direkt bei GymStack zum Kauf oder zur Miete.

7. Wie gewährleisten Sie Datenschutz & Datensicherheit (z. B. Verschlüsselung, Hosting, DSGVO-Konformität, Backups…)?

Datenschutz ist bei GymStack keine nachträgliche Ergänzung, sondern von Anfang an Teil der Software.

• Hosting in der EU: Alle Studio- und Mitgliederdaten liegen in einem Rechenzentrum in Irland. Das Hosting ist nach SOC 2 Type II zertifiziert. Auch die KI läuft über Rechenzentren in der EU (Frankfurt).
• DSGVO: Mit jedem Studio wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, mit allen eingesetzten Dienstleistern ebenso. Auskunft über gespeicherte Daten und Löschung eines Mitglieds gehen auf Knopfdruck. Einwilligungen, etwa für Werbung, werden mit Zeitpunkt und Textversion nachweisbar gespeichert.
• Automatische Löschfristen: Daten werden nicht länger aufbewahrt als nötig. Check-ins werden zum Beispiel nach 24 Monaten gelöscht, Chatverläufe ohne Mitgliederbezug nach 12 Monaten, ganz ohne Handarbeit.
• Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert.
• Zugriffsschutz: Anmeldung mit Zwei-Faktor-Bestätigung und klare Rollen für Inhaber, Team, Trainer, Coach und Steuerberater. Jeder sieht nur, was er für seine Arbeit braucht, der Steuerberater zum Beispiel ausschließlich die Finanzen. Wichtige Änderungen werden protokolliert.
• Sensible Daten: Bankverbindungen werden nur maskiert gespeichert. Zahlungsdaten verarbeiten wir mit GymStack Payments und einem zertifizierten Zahlungsdienstleister.
• KI mit Freigabe: Was Geld, Verträge oder Mitglieder betrifft, führen die KI-Mitarbeiter erst nach Freigabe aus, solange das Studio es nicht ausdrücklich anders einstellt.
• Backups: Alle Daten werden täglich automatisch gesichert und können im Notfall wiederhergestellt werden.

8. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Marketing und Kommunikation, über 25 Plattformen. Direkt angebunden sind unter anderem E-Mail, SMS, WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, Google Business, Slack und Shopify sowie die Werbekonten bei Meta, Google, TikTok und ChatGPT. Die Vorteile:

• Alle Nachrichten und Kommentare landen in einem einzigen Posteingang, statt in fünf verschiedenen Apps.
• Die KI-Mitarbeiter beantworten Anfragen und Kommentare, veröffentlichen Beiträge und fassen bei Interessenten nach, rund um die Uhr.
• Weil Werbung, Anfragen und Verträge im selben System liegen, ist sichtbar, welcher Kanal neue Mitglieder bringt und was ein neues Mitglied über welchen Kanal kostet.
• Die Konten werden mit wenigen Klicks verbunden, ohne technische Einrichtung.

ChatGPT, Claude und andere KI-Assistenten (MCP). GymStack hat einen eigenen MCP-Server. MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude sicher auf andere Software zugreifen können, ähnlich wie ein USB-Anschluss für KI. Darum lässt sich GymStack direkt aus dem eigenen KI-Assistenten heraus bedienen: Die Verbindung wird einmal mit dem GymStack-Login freigegeben und der Assistent sieht danach nur, was die eigene Rolle auch sieht. Fragen wie „Wie viele Neuanmeldungen hatten wir diesen Monat?“ oder Aufgaben wie „Erinnere alle mit offenem Beitrag“ funktionieren dort, wo ohnehin schon gearbeitet wird, ohne GymStack zu öffnen. Weil MCP ein offener Standard ist, funktioniert das auch mit jedem anderen KI-Assistenten, der MCP unterstützt.

DATEV. Alle Buchungen gehen im DATEV-Format an die Steuerberatung. Auf Wunsch bekommt der Steuerberater einen eigenen Zugang, der nur die Finanzen zeigt. Das erspart das monatliche Zusammensuchen und Weiterleiten von Belegen.

Finanzamt (Kasse). Die Kasse ist gesetzeskonform mit TSE, die Kassenmeldung ans Finanzamt ist vorbereitet und die Daten für eine Betriebsprüfung lassen sich auf Knopfdruck exportieren.

Themenfeld 2: Funktionen

9. Welche Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedern bietet Ihre Software – und wie sind diese umgesetzt?

Mitglied werden, online oder an der Theke. Verträge werden über die Website, per Link, in der Mitglieder-App oder vor Ort mit der Theken-App abgeschlossen, mit digitaler Unterschrift und inklusive SEPA-Mandat oder Kreditkarte. Familien- und Partnertarife sind ebenso möglich wie Verträge für Minderjährige mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten.

Alles zu einem Mitglied auf einen Blick. Jedes Mitglied hat eine digitale Akte mit Kontaktdaten, Vertrag, Zahlungen, Check-ins, Nachrichten und Dokumenten. Ein Zeitstrahl zeigt den ganzen Weg: woher das Mitglied kam, wann es probetrainiert hat, wann es unterschrieben hat, wie oft es trainiert, was es bezahlt hat und welche Gespräche es gab. Eingehende Dokumente, etwa ein Attest per E-Mail, ordnet die KI automatisch dem richtigen Mitglied zu.

Verträge, Ruhezeiten, Verlängerung und Kündigung. Tarife mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Abrechnungsrhythmus werden einmal angelegt. Ruhezeiten, etwa bei Krankheit oder Schwangerschaft, beantragt das Mitglied selbst in der App oder per Anfrage ans Studio. Gebühren, Freikontingente und Laufzeitverlängerung legt das Studio fest. Vertragsverlängerungen werden automatisch vorbereitet. Die gesetzlich vorgeschriebene Online-Kündigung (Kündigungsbutton nach §312k BGB) ist eingebaut, mit sofortiger Eingangsbestätigung.

Selbstverwaltung in der Mitglieder-App. Mitglieder ändern ihre Daten selbst, buchen Kurse und Personal Training, sehen Rechnungen, beantragen Ruhezeiten, stellen Mitbring-Pässe aus und sehen auf Wunsch die aktuelle Auslastung des Studios. Das entlastet die Theke spürbar.

Mitglieder halten, bevor sie gehen. Emma, die KI-Mitarbeiterin für Mitgliederbindung, beobachtet laufend das Trainingsverhalten und merkt, wenn jemand seltener kommt, meist lange bevor eine Kündigung eingeht. Dann schreibt sie dem Mitglied statt eines Serienbriefs eine persönliche Nachricht, die auf seine Trainingszeiten und seine Geschichte im Studio eingeht. Geburtstage, Trainingsjubiläen und Vertragsende hat sie ebenfalls im Blick.

Firmenfitness. Firmenkunden lassen sich mit eigenen Konditionen und Sammelrechnung abbilden, die Mitarbeitenden der Firma trainieren mit eigenem Zugang.

Wie das im Alltag läuft: Die KI-Mitarbeiter bereiten Verlängerungen vor, beantworten Fragen zu Vertrag und Ruhezeit und legen nur Entscheidungen vor, etwa eine Kulanz bei einer Kündigung.

10. Wie funktioniert die Beitragsverwaltung (inkl. Beitragseinzug)? Gibt es ein integriertes Mahnwesen? Kann die Software mit dem Bankkonto bzw. den Bankkonten verknüpft werden? Ggf. Integration bzw. Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung oder Schnittstellen hierfür?

Beitragseinzug, vollautomatisch. Beiträge werden automatisch per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte eingezogen, auch Apple Pay und Google Pay sind möglich. Abrechnungsläufe muss niemand von Hand starten. Das Studio legt pro Tarif fest, ob alle Mitglieder zum Monatsersten abgerechnet werden (mit anteiliger Erstzahlung) oder jeweils ab ihrem Vertragsbeginn. Wochen-, Monats- und Jahresbeiträge, Aufnahmegebühren und Einmalzahlungen sind möglich. Für jede Zahlung entsteht automatisch eine GoBD-konforme Rechnung, die das Mitglied in der App abrufen kann. Korrekturen laufen über Storno statt über nachträgliches Ändern.

Mahnwesen, integriert. Platzt eine Lastschrift, startet automatisch ein Mahnfall. Die Mahnstufen, die Abstände dazwischen und die Gebühren stellt das Studio selbst ein. Mahngebühren und Rücklastschriftkosten werden in rechtlich zulässiger Höhe berechnet, Verzugszinsen nach BGB automatisch ermittelt. Jede Mahnung enthält einen persönlichen Zahllink, über den das Mitglied den offenen Betrag sofort per Karte oder Lastschrift begleichen kann. So erledigen sich viele Fälle ohne Anruf. Bleibt eine Forderung trotzdem offen, übergibt GymStack sie an unser Partner-Inkassobüro, mit vollständiger Forderungsakte. Der Betreiber muss sich darum nicht selbst kümmern.

Bankkonto. Das Geld fließt täglich direkt auf das Geschäftskonto des Studios. Weil Einzug, Rücklastschrift und Auszahlung in GymStack zusammenlaufen, ist jederzeit sichtbar, welcher Beitrag eingegangen ist und welcher nicht, ohne Kontoauszüge abzugleichen. Zahlungen außerhalb von GymStack, etwa eine Überweisung oder Barzahlung an der Theke, werden mit einem Klick als bezahlt verbucht.

Finanzbuchhaltung.

• Export aller Buchungen im DATEV-Format für die Steuerberatung.
• Ein eigener Steuerberater-Zugang, der ausschließlich die Finanzen sieht.
• Ein Monatsabschluss auf Knopfdruck: Umsatz, offene und fehlgeschlagene Posten, Erstattungen, Steueranteil und Einzugsquote.
• Eine automatische Umsatzsteuer-Berechnung, die zuschaltbar ist.

Wie das im Alltag läuft: Ein KI-Mitarbeiter für Finanzen behält Einzüge und offene Posten im Blick, verschickt Mahnungen nach den Regeln des Studios und meldet sich nur bei Sonderfällen, etwa wenn ein langjähriges Mitglied um Aufschub bittet.

11. Gibt es ein Kassensystem z. B. für Getränke-/Zubehörverkauf? Unterstützt Ihre Software Bar- und Kartenzahlungen?

Ja. Die Kasse ist fest in GymStack eingebaut und läuft in der Theken-App auf Tablet oder Smartphone (iOS und Android) oder im Browser. Eine separate Kassensoftware oder ein Kassenanbieter ist nicht nötig.

Verkaufen an der Theke. Getränke, Shakes, Supplements, Zubehör, Tagespässe oder Gutscheine werden mit wenigen Tipps verkauft. Bezahlt wird bar, per Karte (auch kontaktlos mit Apple Pay und Google Pay) oder per Gutschein, auch kombiniert. Mitglieder können außerdem aufs Mitgliedskonto anschreiben lassen, der Betrag wird dann automatisch mit dem nächsten Beitrag eingezogen. Offene Beiträge oder Mahnungen können Mitglieder ebenfalls direkt an der Theke begleichen, die Zahlung wird automatisch dem richtigen Mahnfall zugeordnet.

Hardware aus einer Hand. Kartenterminal und Bondrucker können direkt bei GymStack gekauft oder gemietet werden. Sie kommen fertig eingerichtet und sind sofort mit der Kasse verbunden.

Gesetzeskonform ohne Zusatzaufwand.

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist eingebaut, jeder Verkauf wird signiert, ob bar oder mit Karte.
• Belege mit allen Pflichtangaben nach KassenSichV, gedruckt oder digital.
• Die Kassenmeldung ans Finanzamt (Pflicht seit 2025) wird vorbereitet, alle Angaben sind fertig ausgefüllt.
• Export für die Betriebsprüfung (DSFinV-K) auf Knopfdruck.
• Kassenbuch mit Anfangsbestand, Einlagen, Entnahmen und Tagesabschluss.

Lager inklusive. Jeder Verkauf bucht den Bestand automatisch ab und bei niedrigem Bestand gibt es eine Warnung. Für zusammengesetzte Produkte wie Shakes lassen sich Rezepturen hinterlegen, etwa 30g Proteinpulver und 300ml Milch. Verkauft wird der Shake, abgebucht werden die Zutaten.

Auch bei Internetausfall. Fällt die Verbindung kurz aus, läuft der Verkauf mit Notbeleg weiter und wird automatisch nachgetragen.

Alles an einem Ort. Kassenumsätze landen in denselben Auswertungen und im selben DATEV-Export wie die Beiträge.

12. Wie funktioniert die Verwaltung von Mitarbeitern in Ihrer Software? Welche Funktionen stehen zur Verfügung und wie sind diese umgesetzt? Ggf. Integration bzw. Unterstützung bei der Lohnbuchhaltung oder Schnittstellen hierfür?

Zugänge und Rollen. Jedes Teammitglied bekommt einen eigenen Zugang mit passender Rolle: Inhaber und Leitung, Team, Trainer, Coach oder Steuerberater. Jede Rolle sieht nur, was sie für ihre Arbeit braucht. Die Theke meldet sich per PIN an, Coaches arbeiten ausschließlich in ihrer eigenen App, der Steuerberater sieht nur die Finanzen. Wichtige Änderungen werden mit Namen protokolliert.

Schichtplan. Schichten werden im Wochenplan eingetragen und sind sofort für das ganze Team sichtbar. Doppelbelegungen werden verhindert. Bei minderjährigen Mitarbeitenden warnt GymStack automatisch, wenn eine Schicht gegen das Jugendarbeitsschutzgesetz verstößt (z. B. mehr als 8 Stunden, Arbeit nach 20 Uhr, zu kurze Ruhezeit).

Trainer-Verfügbarkeiten. Trainer hinterlegen ihre Verfügbarkeiten. Daraus ergeben sich automatisch die online buchbaren Personal-Training-Termine und Kurse werden nur Trainern zugeteilt, die auch können.

Coaches und Provisionen. Selbstständige Coaches und Trainer auf Provision verkaufen ihre Leistungen direkt über GymStack. Sobald ein Kunde zahlt, wird das Geld automatisch zwischen Coach und Studio aufgeteilt, inklusive Abrechnung für beide Seiten. Provisionen von Hand ausrechnen oder Coach-Rechnungen hinterherlaufen fällt weg.

Lohnabrechnung. Schichten, tatsächlich gearbeitete Stunden, Urlaub, Krankheit und Provisionen werden in GymStack erfasst und gehen als fertige DATEV-Lohndatei an die Steuerberatung, die damit direkt abrechnen kann. Doppelte Erfassung entfällt.

13. Wie unterstützt Ihre Software die Termin- und Kursplanung? Können Mitglieder Kurse online buchen? Wenn ja – wie?

Kursplan. Wiederkehrende Kurse werden einmal mit Zeit, Raum, Trainer und Teilnehmerzahl angelegt und erscheinen automatisch jede Woche, in der App, auf der Website und an der Theke. Otto, der KI-Mitarbeiter für den Betrieb, behält dabei die Auslastung im Blick und schlägt von sich aus Änderungen vor, etwa einen Zusatztermin für einen dauerhaft vollen Kurs oder eine andere Uhrzeit für einen schwach besuchten.

Online buchen. Mitglieder buchen Kurse in der Mitglieder-App oder über die Website. Ist ein Kurs voll, kommen sie auf die Warteliste und rücken automatisch nach. Rund 24 Stunden vorher erinnert GymStack an den Termin und Fragen zum Kurs beantworten die KI-Mitarbeiter direkt im Chat.

Personal Training und Probetraining. Personal Training ist auf Basis der Trainer-Verfügbarkeiten online buchbar. Probetrainings vereinbart Leo, der KI-Mitarbeiter für Interessenten, direkt im Gespräch: Er schickt einen persönlichen Buchungslink und bleibt dran, bis ein Termin steht.

Nicht erschienen. Wer nicht eingecheckt hat, wird automatisch als „nicht erschienen“ markiert und bekommt von den KI-Mitarbeitern eine freundliche Nachricht mit dem Angebot eines neuen Termins, ohne dass jemand im Team daran denken muss.

Dienstplan. Auch die Schichten plant Otto mit: Er schlägt Besetzungen vor oder übernimmt die Vorwoche, immer zur Freigabe durch den Betreiber.

14. Reporting & Controlling: Welche Auswertungen, Analysen oder Statistik-Tools bietet Ihre Software?

Standardberichte ab dem ersten Tag. Auf der Startseite stehen die wichtigsten Kennzahlen mit Vergleich zum Vorzeitraum, über alle Standorte oder je Standort. Dazu kommen fertige Berichte zu Umsatz und Finanzen, Umsatzprognose, Vertrieb (vom Interessenten bis zum Vertrag), Marketing (Kosten pro neuem Mitglied je Kanal), Mitgliederbindung, Kursauslastung und Service.

Neue Berichte, ohne danach zu fragen. Stacky kennt den Betrieb des Studios und leitet daraus eigenständig passende neue Berichte ab, etwa wenn ein Kurs auffällig an Teilnehmern verliert oder ein Werbekanal teurer wird.

Eigene Berichte in normaler Sprache. Jeder Bericht lässt sich selbst erstellen, entweder klassisch über Einstellungen oder einfach per Nachricht an Stacky, zum Beispiel „Zeig mir jeden Monat, welcher Kurs die meisten Neumitglieder bringt“. Stacky baut den Bericht dann selbst.

Exportieren und abonnieren. Jeder Bericht lässt sich exportieren oder abonnieren und kommt dann im gewünschten Rhythmus per E-Mail oder WhatsApp, etwa jeden Montag an die Studioleitung.

Was die KI wirklich bringt. Ein eigener Bericht zeigt, wie viele Anfragen die KI-Mitarbeiter gelöst, wie viele gefährdete Mitglieder sie angesprochen und wie viele davon geblieben sind.

15. Inwiefern unterstützt die Software auch bei Marketing & Kommunikation (z.B. Kommunikation mit bestehenden Kunden und Vermarktung an potenzielle Neukunden?)

Neukunden gewinnen.

• Werbeanzeigen: Die Werbekonten bei Meta, Google, TikTok und ChatGPT sind angebunden. Ausgaben und Interessenten aus den Anzeigen fließen automatisch in GymStack, Interessenten landen direkt in der Interessenten-Übersicht.
• Budget und Ziele: Das Studio legt ein Werbebudget und Ziele fest. GymStack rechnet aus, was ein neues Mitglied kosten darf und schlägt eine Verteilung auf die Kanäle vor.
• Social Media: Beiträge für Instagram, Facebook, TikTok und weitere Kanäle werden in GymStack geplant oder von der KI vorgeschlagen und automatisch veröffentlicht. Kommentare werden beantwortet.
• Interessenten nachfassen: Jede Anfrage, ob per WhatsApp, Instagram, E-Mail, Website oder Anzeige, wird schnell beantwortet, auch nachts und am Wochenende. Die KI fasst nach, verschickt den Link zum Probetraining und bleibt dran, bis ein Termin steht.
• Website inklusive: Auf Wunsch erstellt GymStack die Studio-Website mit Online-Abschluss, Probetraining-Buchung und Chat-Fenster.
• Empfehlungsprogramm: Mitglieder werben Freunde per persönlichem Link, die Zuordnung passiert automatisch.

Bestandskunden binden (Retention-Marketing). Ein bestehendes Mitglied zu halten ist deutlich günstiger, als ein neues zu gewinnen. Deshalb kümmert sich mit Emma eine eigene KI-Mitarbeiterin nur um die Bindung (siehe Frage 9):

• Zurückgewinnen: Gekündigte und inaktive Mitglieder werden gezielt wieder angesprochen.
• Fragen beantworten: Häufige Fragen beantwortet die KI im gemeinsamen Posteingang direkt aus dem Wissen des Studios (Öffnungszeiten, Preise, Regeln).
• Automatische Abläufe: Willkommensnachrichten, Kurs-Erinnerungen, Geburtstags- und Jubiläumsgrüße, Nachrichten an Mitglieder, die länger nicht da waren und Hinweise vor Vertragsende.
• Gezielte Aussendungen: Mitglieder werden nach Verhalten gruppiert, zum Beispiel „seit 30 Tagen nicht trainiert“ und gezielt per WhatsApp, E-Mail, SMS oder Push-Nachricht in der App angesprochen.
• Einwilligungen: Werbe-Einwilligungen werden nachweisbar gespeichert, Abmeldungen automatisch berücksichtigt.

Wie bei allen Abläufen legt das Studio fest, was automatisch läuft und was vorher freigegeben wird.

16. Weitere Funktionen: Welche zusätzlichen Funktionen bietet Ihre Software und wie sind diese konkret umgesetzt (z. B. Zugangskontrolle, Spindverwaltung, Trainingsplan-Erstellung, Sonstiges…)?

Training, Ernährung und Gesundheit in einer App. Die Mitglieder-App ist keine Buchungs-App mit Zusatzfunktionen, sondern eine vollständige Trainings-, Ernährungs- und Gesundheits-App, verbunden mit der Coach-App:

• Training: Coaches stellen Trainingspläne aus der Übungsbibliothek und eigenen Vorlagen zusammen und planen sie im Kalender ein. Mitglieder trainieren danach und protokollieren jeden Satz mit Gewicht und Wiederholungen.
• Ernährung: Coaches erstellen Ernährungspläne mit konkreten Mahlzeiten und geben Ziele für Kalorien, Eiweiß, Kohlenhydrate und Fett vor. Mitglieder erfassen ihre Mahlzeiten mit Foto und Nährwerten, der Coach sieht sie sofort und kommentiert direkt.
• Fortschritt und Wohlbefinden: Gewicht, Körperfett und Bauchumfang werden über die Zeit festgehalten. Im Journal tragen Mitglieder Schlaf, Wasser, Stimmung, Energie, Muskelkater, Stress und eigene Gewohnheiten ein, der Coach kann Schwerpunkte setzen.
• Gesundheitsdaten: Die App ist mit Apple Health und Health Connect verbunden und damit mit gängigen Smartwatches und Fitness-Trackern. Schritte, Schlaf, Puls, Ruhepuls, HRV, Gewicht und Trainingseinheiten kommen automatisch in die App und sind auch für den Coach sichtbar.
• Coaching im Chat: Coach und Mitglied schreiben direkt in der App. Der Coach sieht Training, Ernährung, Fortschritt und Journal seiner Kunden auf einen Blick und erkennt, wer gerade Unterstützung braucht.

Außerdem:

• Check-in und Zugang: Mitglieder checken mit ihrem QR-Code aus der App ein, an der Theke oder per Scanner. Die passende Hardware wie Drehkreuze, Speedgates und Türsysteme bieten wir über unsere Marke GymAccess gleich mit an.
• Firmenfitness-Partner: Besuche über Urban Sports Club, Hansefit, Wellpass und Wellhub werden automatisch erfasst, getrennt von den eigenen Mitgliedern, damit die Statistik sauber bleibt.
• Geräte und Räume (Facility): Defekte melden Mitglieder oder Team per App. GymStack legt einen Wartungsfall an, kennt den zuständigen Ansprechpartner beim Hersteller und schreibt ihn auf Wunsch direkt an. Zu jedem Gerät kann ein Erklärvideo hinterlegt werden, das Mitglieder per App aufrufen.
• Gutscheine und Mitbring-Pässe: Wertgutscheine verkaufen und einlösen, Freunde mitbringen im Rahmen des Tarifs.
• Mehrere Standorte: Alle Standorte laufen in einem Konto, mit Auswertungen über alle oder je Standort.
• Eigene App im Store: Auf Wunsch gibt es die Mitglieder-App im eigenen Studio-Design und unter eigenem Namen im App Store und bei Google Play (Aufpreis, siehe Preise).
• Spindverwaltung: Auch hier hilft GymAccess: Bestehende Spinde rüsten wir nach Möglichkeit um, alternativ gibt es neue Spindschlösser mit RFID oder QR-Code.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

17. Welche Preismodelle gibt es (Pakete, Staffelpreise etc.)? Wie sind Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Upgrades geregelt?

Ein Preis nach Studiogröße, alle Funktionen in jeder Stufe. Es gibt keine Pakete und keine Zusatzmodule. Alle acht KI-Mitarbeiter, Stacky und der gesamte Funktionsumfang sind in jeder Stufe enthalten. Der Preis richtet sich nur nach der Zahl der aktiven Mitglieder, zusammengezählt über alle Standorte (monatlich, netto):

Enthaltene Nutzung, fair abgerechnet. In jeder Stufe sind Nachrichten (WhatsApp und SMS, die die KI verschickt), Social-Media-Kanäle und Coach-Zugänge in festem Umfang enthalten, in der kleinsten Stufe zum Beispiel 500 Nachrichten, 5 Kanäle und 2 Coaches. Wer mehr braucht, zahlt nur, was tatsächlich genutzt wird: jede weitere Nachricht 0,12€, jeder weitere Kanal 15€ und jeder weitere Coach 29€ im Monat. Antworten in laufenden Gesprächen und E-Mails zählen nie als Nachricht.

Optional: Kassen-Terminal 39€ pro Gerät und Monat, eigene Mitglieder-App im Store 450€ im Monat. Kartenterminal und Bondrucker zum Kauf oder zur Miete. Nicht im Abo enthalten sind Werbebudget und Zahlungsgebühren.

Laufzeit und Kündigung. Bei monatlicher Zahlung ist die Kündigung zum Monatsende möglich, ohne Mindestlaufzeit. Bei jährlicher Zahlung gibt es 10% Rabatt bei zwölf Monaten Laufzeit.

Upgrades. Wächst das Studio über seine Stufe hinaus, gilt automatisch die nächste Stufe und die enthaltene Nutzung wächst mit. Neue Funktionen kommen für alle Kunden ohne Aufpreis dazu.

18. Welche Support Möglichkeiten bieten Sie – sowohl im Alltag als auch beim Wechsel von einem anderen System (z. B. Wechselhilfe, kostenlose Testversion…)?

Begleiteter Wechsel, im Preis enthalten. Unser Solution-Engineering-Team übernimmt den Umzug in enger Abstimmung mit dem Betreiber: Mitglieder, Verträge, Laufzeiten, Kündigungsfristen, offene Posten und Dokumente werden aus dem Datenexport der bisherigen Software übernommen. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, wird als Aufgabe markiert und gemeinsam geklärt, statt verloren zu gehen. Tarife, Kurse, Mahnregeln und Kanäle richten wir zusammen mit dem Studio ein, damit der Wechsel im laufenden Betrieb gelingt. Künftig unterstützt zusätzlich KI das Onboarding, damit ein Wechsel noch schneller und sicherer gelingt.

Im Alltag. Jedes Studio hat einen direkten Draht zum Team, das GymStack baut, ohne Callcenter und ohne Ticket-Warteschleife. Viele Fragen beantwortet Stacky direkt in der Software. Wünsche und Fehler landen ohne Umwege bei den Entwicklern. Neue Funktionen stehen im öffentlichen Changelog.

Ausprobieren. Eine kostenlose Testphase bieten wir aktuell nicht an, weil wir bei bestehenden Studios alle Daten übernehmen. Dafür zeigen wir alles in einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch, das über gymstack.de jederzeit gebucht werden kann. Und weil GymStack monatlich kündbar ist, bleibt das Risiko für Betreiber gering, falls es wider Erwarten doch nicht passt.

Abschluss-Fragen

19. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte oder Erfolgsgeschichten? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche haben Sie ggf. noch?

Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche haben Sie ggf. noch?

Weniger Fragen, mehr Zeit für Mitglieder. Im eigenen Studio haben wir als Erstes gemerkt, dass intern deutlich weniger Fragen aufkommen, weil sich operative Probleme einfach in natürlicher Sprache lösen lassen. Die gewonnene Zeit fließt in Mitglieder und Tagesgäste. Dasselbe hören wir von unseren Partner-Studios.

Alles an einem Ort. Besonders gelobt werden die intuitive Oberfläche und der ganzheitliche Ansatz. Niemand muss mehr zwischen verschiedenen Programmen externer Anbieter hin und her wechseln. Dabei werden viele Dinge sichtbar, die im Alltag sonst untergehen.

Klarheit statt Bauchgefühl. Das größte Lob bekommen wir für die Klarheit. Betreiber müssen nicht mehr aus dem Bauch heraus entscheiden oder mühsam Berichte aus verschiedenen Bereichen zusammensuchen. Sie reden einfach mit ihren Daten und bekommen von sich aus neue Blickwinkel geliefert.

20. Schlussplädoyer: Für welche Fitnessstudios (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Für zukunftsorientierte Studios. GymStack passt zu Inhabern, die mit der Zeit gehen wollen und den technischen Fortschritt genauso ernst nehmen wie ihr Studio. Wir sind überzeugt, dass Studios in unserem Ökosystem einen echten Wettbewerbsvorteil haben. Unsere Vision ist es, den kompletten operativen Apparat eines Studios zu automatisieren, überall dort, wo menschlicher Kontakt nicht nötig ist oder keinen Vorteil bringt. Mit GymStack kauft man kein Werkzeug, sondern echte Produktivität und Arbeit.

Besonders gut geeignet ist GymStack für inhabergeführte Studios und kleine bis mittlere Ketten, die mehr Zeit auf der Fläche und weniger am Schreibtisch verbringen wollen, ob klassisches Fitnessstudio, Hyrox- und CrossFit-Box, Yoga-, Kampfsport- oder EMS-Studio. Vor allem passt GymStack zu Betreibern, die

• keine eigene Verwaltungskraft haben oder diese entlasten wollen,
• viele Anfragen über WhatsApp, Instagram und Anzeigen bekommen und keine davon verlieren möchten,
• mit selbstständigen Coaches oder Trainern auf Provision arbeiten,
• endlich sehen wollen, welche Werbung sich wirklich lohnt,
• offen dafür sind, Routinearbeit an KI abzugeben und dabei die Kontrolle über wichtige Entscheidungen behalten wollen.

Weniger geeignet ist GymStack für Betreiber, die bewusst jeden Schritt selbst klicken möchten und keine Automatisierung wünschen, für große internationale Ketten mit Standorten in mehreren Ländern, Sprachen und Währungen sowie für Studios, die zwingend auf eine bestimmte Spezial-Hardware angewiesen sind, die wir noch nicht anbinden. Auch dann lohnt sich ein Gespräch, denn neue Anbindungen setzen wir oft schnell um.