Proleos als Software für Euer Fitnessstudio? – Unsere Bewertung

Unsere Recherche zu Proleos

Hier fassen wir unsere Recherche-Ergebnisse zu Proleos zusammen:

Technik

Proleos ist eine vollständig webbasierte Softwarelösung, die über einen herkömmlichen Internetbrowser genutzt wird. Eine Installation auf lokalen Geräten ist nicht erforderlich, was den Einsatz besonders flexibel gestaltet – sowohl im Studio als auch im Homeoffice oder unterwegs. Die Anwendung ist plattformunabhängig und funktioniert auf allen gängigen Betriebssystemen und Geräten, ohne dass besondere Hardware-Voraussetzungen erfüllt werden müssen.

Ergänzend zur browserbasierten Nutzung stellt Proleos auch eine mobile App bereit. Diese richtet sich insbesondere an Mitglieder und bietet Funktionen wie die Verwaltung persönlicher Daten, Einsicht in Zahlungshistorien sowie die Möglichkeit zur Kursbuchung direkt über das Smartphone oder Tablet.

Die mobile App verbessert die Nutzerfreundlichkeit und sorgt für einen ortsunabhängigen Zugang, sowohl für Mitglieder als auch für Studio-Mitarbeitende. Einschränkungen bei der mobilen Nutzung sind auf der Website des Anbieters nicht dokumentiert. Ebenso finden sich keine konkreten Anforderungen an bestimmte Browser oder Betriebssysteme. Für spezifische technische Fragen empfiehlt sich ein direkter Kontakt mit dem Anbieter.

Funktionen

Die Funktionen der jeweiligen Fitnessstudio Software werden in die folgenden Sub-Kategorien unterteilt:

Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung von Proleos bietet umfassende Funktionen:

• Vertragsverwaltung: Erstellung und Verwaltung von Mitgliedsverträgen, inklusive Online-Vertragsabschlüssen, Zuweisung zu Gruppen oder Kursen und Verwaltung von Ruhezeiten.
• Mitgliedsdatenpflege: Bearbeitung von Mitgliedsdaten, Zuweisung zu Gruppen oder Kursen und Verwaltung von Ruhezeiten.
• Kommunikation: Integrierte Chat-Funktion für die direkte Kommunikation mit Mitgliedern.
• Self-Service: Mitglieder können über die App ihre Daten einsehen, Zahlungen verwalten und Kursbuchungen vornehmen.

Zahlungen & Kasse

Proleos unterstützt verschiedene Zahlungsfunktionen:

• Zahlungsabwicklung: Proleos unterstützt verschiedene Zahlungsarten, darunter SEPA-Lastschriftverfahren, Kredit- und EC-Kartenzahlungen sowie Barzahlungen.
• Mehrkontenverwaltung: Die Software ermöglicht die Verwaltung mehrerer Bankkonten und bietet eine EBICS-Anbindung an europäische Banken.
• Mahnwesen und Inkasso: Automatisierte Prozesse bei Rücklastschriften, inklusive Mahn- und Inkassoverfahren, werden unterstützt.
• Kassensystem: Proleos bietet ein integriertes Kassensystem zur Verwaltung von Zusatzverkäufen wie Getränken und Zubehör.
• Kassenjournale: Erstellung von Kassenjournalen für individuell wählbare Zeiträume in verschiedenen Kategorien, mit Ausgabeoptionen in Formaten wie CSV, XLSX, PDF und Print.

Diese Funktionen bieten eine umfassende Lösung für die Zahlungsabwicklung und Kassenverwaltung in Fitnessstudios.

Mitarbeiterverwaltung

Die Software bietet Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung:

• Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich digital ein- und auschecken. Die Arbeitszeiten werden dabei automatisch dokumentiert.
• Zugriffsrechte: Für jeden Mitarbeitenden lassen sich individuelle Benutzerprofile mit spezifischen Rollen und Berechtigungen anlegen.
• Dienstplanung: Proleos ermöglicht die Erstellung und Organisation von Dienstplänen für Mitarbeitende. Diese Funktion erleichtert die Einsatzplanung – insbesondere bei wechselnden Schichten oder Kursverantwortlichkeiten.
• Benutzer- und Standortverwaltung
  • Über die Benutzer- und Organisationsverwaltung können nicht nur Benutzerprofile erstellt und verwaltet, sondern auch mehrere Standorte bzw. Filialen zentral gesteuert werden.
  • Die Zugriffsrechte lassen sich standortübergreifend differenzieren.

Terminkalender und -Planung

Proleos verfügt über einen interaktiven Kalender:

• Interaktiver Kalender: Proleos bietet eine interaktive Kalenderansicht, die verschiedene Darstellungsoptionen wie Listen- oder Wochenansicht ermöglicht. Die Gruppenverwaltung kann direkt aus dem Kalender gestartet werden, wobei alle wichtigen Informationen zur Gruppe auf einen Blick verfügbar sind.
• Kursplanung: Die Software ermöglicht die Verwaltung von Kursen und Personaltrainings, einschließlich Terminvergabe und -verwaltung. Gruppentrainings können erstellt, bearbeitet und gelöscht werden, wobei Gruppentermine nachgetragen werden können.
• Online-Buchung: Mitglieder können Kurse online buchen und verwalten. Die Online-Terminbuchung kann ein- oder ausgeschaltet werden, und es besteht die Möglichkeit, einen Buchungslink für die Homepage zu erstellen.
• Mitglieder-App: Die Proleos-App für Mitglieder bietet Funktionen wie die Buchung von Kursen, Einsicht in den Vertrag, Übersicht über persönliche Daten und einen QR-Code für den Check-In.

Reporting & Controlling

Proleos stellt Fitnessstudios eine Vielzahl an Auswertungs- und Analysefunktionen zur Verfügung, mit denen sich betriebliche Abläufe transparent überwachen und gezielt steuern lassen:

• Statistiken: Die Software bietet umfangreiche Auswertungen zu Zahlungseingängen, Mitgliederentwicklungen, Vertragsarten, Kursauslastungen sowie Ein- und Auscheckverhalten.
• Berichtswesen: Reports können u. a. zu Umsätzen, Mahnverfahren, Kündigungen oder offenen Forderungen erstellt werden. Auch Check-In-Statistiken lassen sich einsehen und exportieren.
• Forderungsmanagement: Rücklastschriften werden automatisch erfasst und können direkt in Mahn- oder Inkassoprozesse überführt werden. Diese Abläufe sind eng mit dem Reporting verknüpft, sodass jederzeit ein aktueller Überblick über offene Posten möglich ist.

Diese Funktionen ermöglichen es Studioinhabern und -leitern, fundierte Entscheidungen auf Basis realer Daten zu treffen – sei es im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit, Mitgliederbindung oder Auslastung einzelner Angebote.

Marketing & Kommunikation

Proleos bietet Fitnessstudios integrierte Funktionen zur effektiven Kommunikation mit bestehenden Mitgliedern sowie zur gezielten Ansprache potenzieller Neukunden:

• Newsletter-Versand: Die Software ermöglicht den Versand von Newslettern an Mitglieder, um über Neuigkeiten, Angebote oder Veranstaltungen zu informieren.
• Marketingkampagnen: Proleos unterstützt die Durchführung von Marketingkampagnen zur Mitgliedergewinnung und -bindung.
• Direktkommunikation über die App: Mitglieder können direkt über die Proleos-App kontaktiert werden, was eine schnelle und effiziente Kommunikation ermöglicht.

Diese Funktionen ermöglichen es Fitnessstudios, ihre Mitgliederbindung zu stärken und neue Kunden effektiv zu erreichen.

Weitere Funktionen

Neben den Kernbereichen bietet Proleos eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, die den Studioalltag effizienter gestalten:

• Zutrittskontrolle: Integration von Zutrittskontrollsystemen ermöglicht die automatische Steuerung des Studiozugangs. Mitglieder können sich mittels Transponder oder App ein- und auschecken, wobei Zeiten automatisch erfasst werden.
• Spindverwaltung: Verwaltung von Spinden und Schließfächern zur Organisation der Mitgliederaufbewahrung.
• Digitale Signaturen: Erfassung digitaler Unterschriften für Verträge und Dokumente, wodurch papierlose Prozesse unterstützt werden.
• Dokumentenmanagement: Automatischer Versand und Hinterlegung von Dokumenten wie Kündigungen, Ruhezeiten und Mahnungen im Mitgliedskonto.
• API-Schnittstellen: Bereitstellung von Daten für Sonderfunktionen und Anbindung von Add-ons wie Zirkeln sowie Kommunikation mit Drittsystemen.

Diese zusätzlichen Funktionen ergänzen die Hauptfunktionen von Proleos und bieten Fitnessstudios umfassende Werkzeuge für einen reibungslosen Betrieb.

Schnittstellen

Proleos bietet verschiedene Schnittstellen, die eine nahtlose Integration mit externen Systemen ermöglichen und somit die Effizienz von Fitnessstudios steigern:

• DATEV-Integration: Die Anbindung an DATEV erleichtert die Buchhaltung, indem relevante Daten automatisch übertragen werden.
• EBICS-Anbindung: Durch die Integration des EBICS-Protokolls wird ein sicherer und automatisierter Zahlungsverkehr mit Banken ermöglicht.
• Zutrittskontrollsysteme: Proleos kann mit verschiedenen Zutrittskontrollsystemen verbunden werden, um den Zugang zum Studio effizient zu steuern.
• API-Schnittstellen: Die Software stellt APIs bereit, die die Anbindung von Add-ons wie Zirkeln sowie die Kommunikation mit Drittsystemen ermöglichen.

Diese Schnittstellen tragen dazu bei, administrative Prozesse zu automatisieren und die Gesamtfunktionalität des Studios zu erweitern.

Datenschutz & Datensicherheit

Proleos legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten und erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Zur Sicherstellung der Datensicherheit implementiert Proleos umfassende technisch-organisatorische Maßnahmen, darunter:

• Zutrittskontrolle: Zugang zu den Serverräumen ist ausschließlich autorisiertem Personal gestattet.
• Zugangskontrolle: Einsatz von Firewalls, Intrusion-Detection-Systemen und aktuellen Virenschutzprogrammen.
• Zugriffskontrolle: Implementierung von Berechtigungskonzepten mit minimalen Zugriffsrechten und Nutzung von Passwortmanagern.
• Verschlüsselung: Datenübertragung erfolgt mittels SSL/TLS-Verschlüsselung; mobile Datenträger und Geräte werden ebenfalls verschlüsselt.
• Protokollierung: Zugriffe auf Daten sowie Datenänderungen und -löschungen werden protokolliert.
• Datensicherung: Regelmäßige Backups und ein Notfallkonzept gewährleisten die Datenverfügbarkeit.

Diese Maßnahmen sind detailliert im Sicherheitskonzept von Proleos beschrieben.

Datenverarbeitung und -speicherung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der DSGVO. Proleos erhebt und verwendet personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Dienste erforderlich ist und nach Einwilligung der Nutzer.

Die Speicherung der Daten erfolgt auf ISO/IEC 20000-1 zertifizierten Servern in Deutschland, betrieben von der HMM Deutschland GmbH, die über mehr als 15 Jahre Erfahrung im Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten verfügt.

Rechte der Betroffenen

Nutzer haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit ihrer personenbezogenen Daten. Zudem besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Für weitere Informationen oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie den Datenschutzbeauftragten der HMM Deutschland GmbH kontaktieren:

E-Mail: [email protected]Proleos+1Proleos+1

Preise / Kosten

Proleos bietet transparente und modulare Preisstrukturen, die es Einrichtungen ermöglichen, individuell passende Softwarepakete zusammenzustellen. Die Preise gelten pro Einrichtung, unabhängig von der Anzahl der Nutzer, Standorte oder Funktionen.

Verfügbare Module und Einstiegspreise:

• Mitgliederverwaltung: Ab 259 €/Monat (Basic)

  • Funktionen: Vertragsverwaltung, automatisierte Einzüge, Online-Verträge, Inkasso, Kommunikation und mehr.

Alle Preise verstehen sich als Netto-Preise (zzgl. MwSt.).

Weitere Informationen:

• Ein-Preis-Politik: Proleos verfolgt eine transparente Preisgestaltung ohne versteckte Kosten. Neue Funktionen, zusätzliche Mitarbeiter oder weitere Therapieräume führen nicht zu Preisänderungen.
• Modulare Erweiterung: Die Software kann jederzeit um weitere Module erweitert werden, um den spezifischen Bedürfnissen der Einrichtung gerecht zu werden.
• Testversion: Interessierte können sich kostenlos registrieren und alle Apps 30 Tage lang testen.

Für detaillierte Informationen und individuelle Beratung empfiehlt es sich, direkt mit Proleos Kontakt aufzunehmen oder eine kostenlose Demo zu vereinbaren.

Support

Proleos bietet umfassenden Support, um Fitnessstudios bei der Einführung und Nutzung der Software bestmöglich zu unterstützen:

• Schulungen: Online-Schulungen und Erklärvideos für alle Funktionen stehen zur Verfügung.
• Wechsel-Service: Unterstützung beim Wechsel von einer anderen Software, inklusive Datenübernahme.
• Support-Team: Persönliche Betreuung durch das Support-Team, erreichbar per E-Mail unter [email protected].

Zusätzlich bietet Proleos eine 30-tägige kostenlose Testversion an, um die Software vor dem Kauf ausführlich zu testen.

Für weitere Informationen und individuelle Beratung empfiehlt es sich, direkt mit Proleos Kontakt aufzunehmen oder eine kostenlose Demo zu vereinbaren.

Erfahrungen

Kundenberichte und Bewertungen zu Proleos sind derzeit begrenzt verfügbar. Es wird empfohlen, direkt beim Anbieter nach Referenzen oder Erfahrungsberichten zu fragen.