OptiOffice als Software für Euer Fitnessstudio? – Unsere Bewertung

Unsere Recherche zu OptiOffice

Hier fassen wir unsere Recherche-Ergebnisse zu OptiOffice zusammen:

Technik

OptiOffice ist eine webbasierte Softwarelösung, die ohne Installation direkt über den Browser genutzt werden kann. Die Anwendung ist responsiv gestaltet und somit auf verschiedenen Endgeräten wie PC, Mac, Tablet und Smartphone nutzbar. Zusätzlich steht eine mobile App für iOS und Android zur Verfügung, die den Zugriff auf alle Funktionen ermöglicht.

Da es sich um eine Online-Software handelt, ist keine spezielle Hardware erforderlich. Ein aktueller Webbrowser und eine stabile Internetverbindung sind ausreichend.

Funktionen

Die Funktionen der jeweiligen Fitnessstudio Software werden in die folgenden Sub-Kategorien unterteilt:

Mitgliederverwaltung

• Erfassung und Pflege von Mitgliederdaten: OptiOffice ermöglicht die zentrale Verwaltung von Kontaktdaten, Mitgliedschaften, Vertragslaufzeiten und individuellen Trainingsplänen.
• Verwaltung von Ruhezeiten und Kündigungen: Die Software bietet Funktionen zur Verwaltung von Ruhezeiten und Kündigungen, einschließlich der Möglichkeit, Notizen zu Ruhezeiten hinzuzufügen.
• SEPA-Lastschriftverfahren: Mitgliedschaftsbeiträge können einfach über das SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen werden.
• Kundencenter mit Loginsystem: Mitglieder haben Zugriff auf ein Kundencenter mit Loginsystem, um ihre Daten selbstständig zu verwalten.
• Kunden- und Trainer-App: Die Software bietet eine Kunden- und Trainer-App für eine noch bessere Betreuung.
• Leadsystem: Ein integriertes Leadsystem unterstützt den Verkauf und die Verwaltung von Interessenten.

Zahlungen & Kasse

• Beitragsverwaltung: OptiOffice ermöglicht die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen, einschließlich der Abwicklung von SEPA-Lastschriften.
• Mahnwesen: Die Software bietet Funktionen zur Erstellung von Mahnstufen und Mahnschreiben bei Rücklastschriften.
• Kassensystem: OptiOffice verfügt über ein integriertes Kassensystem, das Bar- und Kartenzahlungen unterstützt.
  

Mitarbeiterverwaltung

• Mitarbeiter anlegen und verwalten: OptiOffice ermöglicht das Anlegen, Bearbeiten und Deaktivieren von Mitarbeiterprofilen.
• Zuweisung von Aufgaben: Die Software bietet Funktionen zur Zuweisung und Verwaltung von Aufgaben für Mitarbeiter.
• Planung von Arbeitszeiten: OptiOffice unterstützt die Planung von Arbeitszeiten und Schichten für Mitarbeiter.

Terminkalender und -Planung

• Integrierter Terminkalender: OptiOffice bietet einen benutzerfreundlichen Kalender zur Planung von Kursen, Personaltrainings und anderen Veranstaltungen.
• Online-Buchung für Mitglieder: Mitglieder können Termine online über die Homepage, das Kundencenter oder die KundenApp buchen, ändern oder stornieren.
• Wartelistenfunktion mit Erinnerungsfunktion: Die Software verfügt über eine Wartelistenfunktion und sendet automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS, um Terminausfälle zu reduzieren.

Reporting & Controlling

• Übersichtliche Statistiken: OptiOffice bietet eine Vielzahl an Auswertungen, die es ermöglichen, betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie Mitgliederentwicklung, Umsätze und Kursauslastungen zu analysieren.
• Visualisierung von Daten: Die Software stellt Daten in Form von Diagrammen und Grafiken dar, um Trends und Entwicklungen schnell zu erkennen.
• Exportfunktionen: Berichte und Auswertungen können exportiert werden, um sie extern weiterzuverarbeiten oder zu archivieren.

Marketing & Kommunikation

• Newsletter-Funktion: OptiOffice ermöglicht den Versand von Newslettern an Mitglieder, um über Neuigkeiten, Angebote oder Änderungen zu informieren.
• Automatisierte E-Mails: Die Software bietet die Möglichkeit, automatisierte E-Mail-Kampagnen und Follow-ups zu erstellen, um die Kommunikation mit bestehenden und potenziellen Kunden zu optimieren.
• Online-Kursverkauf: Mit OptiOffice können Online-Kurse erstellt und über einen integrierten Online-Shop verkauft werden, wodurch zusätzliche Einnahmequellen erschlossen werden können.
• Kundenkommunikation über App und Kundencenter: Mitglieder können über die OptiOffice-App oder das Kundencenter informiert und betreut werden, was die Kundenbindung stärkt.

Weitere Funktionen

• Trainings- und Ernährungspläne: OptiOffice ermöglicht die Erstellung individueller Trainings- und Ernährungspläne für Mitglieder.
• Online-Kursverwaltung und Onlineshop: Die Software bietet Funktionen zur Verwaltung von Online-Kursen und integriert einen Onlineshop für den Verkauf von Dienstleistungen und Produkten.
• Automatische Zugangskontrolle: OptiOffice unterstützt die Steuerung von Türöffnern für einen automatisierten und personenunabhängigen Zugang zum Studio.

Schnittstellen

• Bondrucker: OptiOffice unterstützt die Integration von Bondruckern für das Kassensystem.
• Türöffner: Die Software ermöglicht die Steuerung von Türöffnern für eine automatisierte Zugangskontrolle.
• Zoom-Integration: OptiOffice bietet eine Integration mit Zoom, um Online-Kurse und virtuelle Meetings direkt über die Plattform zu verwalten.

Datenschutz & Datensicherheit

• Serverstandort in Deutschland: OptiOffice hostet seine Software ausschließlich auf Servern in Deutschland. Dies gewährleistet die Einhaltung der strengen deutschen Datenschutzrichtlinien und bietet Nutzern zusätzliche Sicherheit hinsichtlich der Datenverarbeitung.
• Regelmäßige Backups: Zur Vermeidung von Datenverlust führt OptiOffice regelmäßige Backups durch. Diese Maßnahme stellt sicher, dass im Falle eines Systemausfalls oder anderer unerwarteter Ereignisse eine vollständige Wiederherstellung der Daten möglich ist.
• SSL-/TLS-Verschlüsselung: Die Übertragung vertraulicher Inhalte über die OptiOffice-Website erfolgt mittels SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Dies schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff während der Übertragung.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung: OptiOffice bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO an. Dieser regelt unter anderem die Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten sowie die Qualitätssicherung und Kontrollrechte des Auftraggebers.
• Vermeidung unnötigen Trackings: OptiOffice erhebt und verarbeitet nur die Daten, die unbedingt erforderlich sind, um die angebotenen Dienstleistungen bereitzustellen. Dies minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und entspricht den Grundsätzen der Datenminimierung gemäß DSGVO.
• Einwilligungsbasierte Datenverarbeitung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise im Rahmen von Kontaktformularen oder Newsletter-Anmeldungen, erfolgt ausschließlich auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der Nutzer. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.

Preise / Kosten

Lizenzmodell & Vertragslaufzeit

• Basislizenz (Einzelnutzer): 69 € netto pro Monat.
• Vertragslaufzeit: Keine Mindestlaufzeit; monatlich kündbar mit einer Kündigungsfrist von einem Monat.
• Testphase: 14 Tage kostenlos und unverbindlich.
• Zubuchbare Erweiterungen: OptiOffice bietet verschiedene Zusatzmodule an, die individuell zubuchbar sind:
• Weitere Mitarbeiter: 6 € pro Monat und Mitarbeiter.
• SMS-Service: 0,12 € pro SMS.
• TSE-Kassensystem: 12 € pro Monat zzgl. einmalig 37 € Aktivierungsgebühr.
• Eigene App im App-Store: 999 € einmalig zzgl. 15 € pro Monat Servicepauschale.
• Automatischer Türöffner: 1.299 € einmalig zzgl. 10 € pro Monat Servicepauschale.
• Marketing Plus Erweiterung: 17 € pro Monat.
• Therapeuten Abrechnung: 10 € pro Monat.

Support

• Wechsel-Service: OptiOffice bietet Unterstützung beim Wechsel von einem anderen Anbieter an. Dies umfasst Hilfestellungen bei der Datenmigration und Einrichtung der Software. Kunden können sich an den Support wenden, um individuelle Unterstützung während des Umstiegs zu erhalten.
• Kostenlose Testversion: Eine 14-tägige kostenlose Testphase wird angeboten, in der alle Funktionen der Software ausprobiert werden können. Dies ermöglicht es potenziellen Kunden, sich mit den Features vertraut zu machen und den Support zu testen.
• Support im täglichen Alltag
  • Telefonischer Support: Erreichbar von Montag bis Freitag für direkte Hilfe bei Fragen oder Problemen.
  • Helpdesk: Umfangreiche Sammlung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Erklärvideos für die Selbsthilfe.
  • Community: Aktive Nutzer-Community für den Austausch von Erfahrungen und Lösungen.

Erfahrungen

Die Kundenberichte heben insbesondere folgende Aspekte hervor:

• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Bedienung der Software erleichtert den Einstieg und die tägliche Nutzung.
• Funktionsumfang: Die Kombination aus verschiedenen Modulen wie Buchhaltung, Trainingsplanung und Kundenmanagement wird als besonders vorteilhaft empfunden.
• Zeitersparnis: Durch die Integration verschiedener Funktionen in einer Plattform berichten Nutzer von einer erheblichen Reduktion administrativer Aufgaben.
• Kundensupport: Der persönliche und kompetente Support wird mehrfach positiv erwähnt.

Die offizielle Website von OptiOffice präsentiert mehrere Erfahrungsberichte zufriedener Kunden, die die Software in ihrem beruflichen Alltag erfolgreich einsetzen. Hier einige exemplarische Rückmeldungen:

Stefan Roth, Inhaber von Bodyflow:
„Ich nutze mit meinem Team seit ca. 6 Monaten die OptiOffice-Software und wir sind sehr zufrieden. Die persönliche Einführung in das Programm war sehr kompetent und es wurde auf alle meine Fragen und Probleme eingegangen. Die Kombination aus Buchhaltungssoftware und Trainingssoftware in Einem spart uns viel Zeit.“

Dr. Dirk Hardt, Motion for Vitality:
„Aus meiner Sicht ist es die optimale Lösung zur Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen für Personal Trainer. Das Ineinandergreifen dieser Funktionalitäten macht diese Anwendung so besonders. Zudem, super Service von einem sehr engagierten Team. Eine Anwendung für Personal Trainer von Personal Trainern. Top!“

Chris Bell, Gründer von SHENTISPORTS®:
„Ich bin einfach begeistert. Dieses Programm ist alltagsfreundlich, kinderleicht und trotzdem so komplex, dass alle meine Erwartungen an eine High-End Lösung übertroffen wurden. Dank OptiOffice sind wir noch professioneller und schneller geworden. Weiter bin ich mir sehr sicher, dass das Preis-Leistungsverhältnis absolut unschlagbar ist.“

Sebastian Authenrieth, Inhaber der PT-Lounge Kornwestheim:
„Als Betreiber einer Personal Trainings Lounge ist der reibungslose Ablauf Grundlage für ein professionelles Arbeiten. Nach mehreren getesteten Software war OptiOffice die beste Lösung, die mir und meinen Trainern bis heute optimale Unterstützung im Arbeitsalltag bietet. Die Nutzung ist einfach und intuitiv. Daher kann ich die Software uneingeschränkt weiterempfehlen.“