medo.core als Software für Euer Fitnessstudio? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit medo.core

Wir haben die Firma medo.check über ihre Fitnessstudio Software ausgefragt.

Die Antworten von medo.check sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Fitnessstudio Software in 3 Sätzen.

medo.core ist eine modulare und webbasierte Softwarelösung für Fitness- und Gesundheitseinrichtungen. Sie vereint Mitgliederverwaltung, Termin- und Kursmanagement, Trainings- und Therapieplanung, Diagnostik, Zugangskontrolle sowie Marketing in einem System – alles vernetzt über die medo.coach App & Portal. Durch den modularen Aufbau passt sich die Lösung exakt an die Bedürfnisse jedes Studios an – von der Spezial- bis zur Komplettlösung.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt

Moderne und intuitive Oberfläche und Bedienung – 2023 wurde die neue Web-Anwendung gelauncht, daher sind wir vermutlich die neueste und modernste Verwaltungssoftware am Markt

Höchste Qualität in der Trainingsbetreuung: medo.core bietet eines der umfangreichsten und hochwertigsten Systeme für Trainings- und Analyseprozesse – ideal für Studios mit hohem Betreuungsanspruch oder Spezialisierung.

Hohe Individualisierbarkeit: medo.core ist die „Individualsoftware von der Stange“ – flexibel anpassbar an verschiedenste Abläufe und Konzepte. Vom personallosen Studio bis hin zur Premium-Einrichtung kann jede Einrichtung optimal ausgestattet werden.

Modular & skalierbar: Flexible Lizenzpakete und sechs Erweiterungsmodule machen medo.core für jede Studio-Größe nutzbar – mit fairen Gebühren, die sich an der Unternehmensgröße orientieren.

Nahtlose Integration & Automatismen: Alle Bereiche – von CRM über Training bis zu Payments, Check-up und Access – sind intelligent miteinander verknüpft.

Mobile Nutzung: Vollständig für Smartphone & Tablet optimiert, ergänzt durch die Trainer-App und die medo.coach App für Mitglieder.

Praxisnah & branchenerfahren: Über 23 Jahre am Markt und im Ursprung aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Von Studioverwaltung bis betriebliche Gesundheitsförderung – die Lösung deckt Fitness & Gesundheit gleichermaßen ab.

Starker Support: Wechselservice, Onboarding und ein digitales Handbuch machen die Einführung und/oder Umstellung leicht und sorgen für eine reibungslose Nutzung.

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Einarbeitungszeit
Unsere Software kann nicht raten, wie unsere Kunden arbeiten und kann sich nicht automatisch konfigurieren. Damit medo.core also möglichst viele Prozesse automatisiert, Standards und Workflows in den Betreuungsabläufen umsetzt, benötigt die Einarbeitung in alle Funktionsbereiche etwas Zeit. Das ist Aufwand zu Beginn – spart aber später enorm viel Zeit und sorgt für Klarheit im Alltag.

 Feste Vertragslaufzeiten
Wir bieten klare Vertragslaufzeiten. Das wirkt zunächst weniger flexibel, gibt unseren Kunden aber Planungssicherheit und ermöglicht uns, stabile Weiterentwicklungen und kontinuierlichen Support sicherzustellen.

 Kein „One-Click-System“
medo.core ist keine Standardsoftware, die mit einem Klick fertig vorkonfiguriert ist. Stattdessen wird sie auf die individuellen Abläufe jedes Studios abgestimmt – so erhält jedes Unternehmen eine Lösung, die exakt zu seinen Strukturen passt.

 Umfang der Funktionen
Manche Anwender, die nur eine minimalistische Lösung suchen, empfinden medo.core als „zu groß“. Tatsächlich ist es aber genau diese Funktionsvielfalt, die es erlaubt, vom personallosen Studio bis zur Premium-Betreuungseinrichtung alles aus einer Hand abzubilden. Über Umfang und Inhalt entscheidet der Anwender.

Hoher Anspruch in der Trainingsbetreuung
Unsere Lösung legt besonders viel Wert auf Trainings- und Analysefunktionen. Für Betreiber, die reine Verwaltungssoftware suchen, mag das zu umfangreich wirken – für alle, die Wert auf Premium-Betreuung und Gesundheit legen, ist es aber ein entscheidender Vorteil, mal davon abgesehen, dass man das Modul medo.core training nicht buchen muss

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

medo.core ist in erster Linie eine vollständig webbasierte Anwendung, die über jeden gängigen Browser genutzt werden kann. Für Kunden, die eine lokale Lösung bevorzugen, steht mit der medo.check Version ergänzend eine klassische Windows-Installation zur Verfügung. Beide Varianten sind synchronisationsfähig und können parallel eingesetzt werden. Die medo.check Version könnte für Unternehmen und Firmenfitnessstudios interessant sein, da aufgrund von Konzernvorgaben eine Web-Anwendung ggfs. nicht zulässig ist.

5. Ist Ihre Software auf mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets) nutzbar? Gibt es Einschränkungen oder Besonderheiten? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, die Webversion von medo.core ist hardwareunabhängig. Das bedeutet, dass sowohl Apple- als auch Windows-Geräte eingesetzt werden können. Auch die Nutzung über Smartphones und Tablets ist problemlos möglich, da sämtliche Funktionen für mobile Endgeräte optimiert sind. Ergänzend stehen die medo.coach App (iOS & Android) für Mitglieder sowie die Trainer-App/Satellit für Mitarbeiter zur Verfügung. Die einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung.

6. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Browser, Hardware)? Gibt es Einschränkungen?

Webversion: läuft in aktuellen Browsern (empfohlen: Google Chrome, Microsoft Edge, Safari). Unter Mozilla Firefox kann es zu kleineren Einschränkungen kommen.

Hardware: es sind keine speziellen Anforderungen notwendig; die Software läuft auf handelsüblicher Hardware.

Optionale offline-Nutzung: Windows 10 oder 11, ausschließlich mit der Windows-Installationsversion möglich, nicht mit der Web-App. Auf macOS kann sie über eine virtuelle Maschine betrieben werden.

7. Wie gewährleisten Sie Datenschutz & Datensicherheit (z. B. Verschlüsselung, Hosting, DSGVO-Konformität, Backups…)?

DSGVO-konform: medo.core wird in Übereinstimmung mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung betrieben.

Hosting: sichere Server in Deutschland mit hohen Standards für Verfügbarkeit und Zugriffsschutz.

Verschlüsselung: Datenübertragung ausschließlich über HTTPS mit SSL/TLS-Verschlüsselung.

Backups: regelmäßige automatische Backups stellen sicher, dass Daten auch im Notfall wiederhergestellt werden können.

Rollen- & Rechtesystem: differenzierte Zugriffsrechte garantieren, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben.

8. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Offene API-Schnittstelle: Flexibel erweiterbar – zusätzliche Drittsysteme (z. B. Buchhaltung, CRM oder externe Tools) können individuell angebunden werden, um die Funktionsvielfalt von medo.core zu erweitern.

Webhook-Integration: Externe Dienste und Programme können Ereignisse automatisiert in medo.core Workflows einspeisen – für maximale Prozessflexibilität.

Buchhaltung & DATEV-Anbindung: medo.core unterstützt eine GoBD-konforme Buchhaltung und bietet eine direkte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online. Damit können Rechnungen direkt und rechtsicher in eine bestehende Buchhaltung übermittelt werden.

Hinweis: Diagnostik-Schnittstellen (z. B. TANITA, InBody und Analysegeräte) stehen derzeit ausschließlich in der Installationsversion zur Verfügung.

Themenfeld 2: Funktionen

9. Welche Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedern bietet Ihre Software – und wie sind diese umgesetzt?

medo.core verfügt über eine leistungsstarke Mitgliederverwaltung, die als Kernmodul in jeder Lizenz enthalten ist. 

• Zentrale Mitgliederakte: Alle relevanten Informationen – Verträge, Gesundheitsdaten, Trainingspläne, Dokumente und Kommunikationsverläufe – werden digital und strukturiert in einer Akte gespeichert.
• Aktivitätenhistorie: Sämtliche Kontakte, Aufgaben und Aktionen werden chronologisch dokumentiert, sodass der gesamte Verlauf jederzeit nachvollziehbar ist.
• Automatisierte Workflows: Wiederkehrende Prozesse (z. B. Geburtstagsgrüße, Terminerinnerungen, Follow-ups) können konfiguriert und automatisch ausgelöst werden.
• Gruppenmanagement: Mitglieder lassen sich nach frei wählbaren Kriterien (z. B. Alter, Geschlecht, Trainingsziel, Gesundheitsstatus) segmentieren. Dadurch wird eine gezielte Ansprache per E-Mail, Chat oder App möglich.
• Dokumentenmanagement: Verträge, Anamnesen, Trainingspläne oder andere Unterlagen werden zentral archiviert, kategorisiert und können digital freigegeben werden.
• Anbindung via medo.coach App & Portal: So wird eine optimale Kommunikation mit dem Mitglied gewährleistet. Mitglieder können Fitnessdaten selbstständig Daten pflegen, Kurse oder Termine buchen, Trainingspläne umsetzen und Nachrichten empfangen – alles im Branding des Studios.
• Standortverwaltung: Für Ketten oder Anbieter mit mehreren Einrichtungen gibt es eine zentrale Steuerung, inkl. standortübergreifender Mitgliederverwaltung und differenzierten Zugriffsrechten.
• Markting & Sales Features – auch für Interessenten gibt es spannende Filterfunktionen für Werbemaßnahmen

Damit vereint medo.core klassische CRM-Funktionen mit modernen Automatisierungen und mobilen Self-Service-Angeboten – eine Mischung aus vollständiger Kontrolle für das Studio und hohem Komfort für die Mitglieder.

10. Wie funktioniert die Beitragsverwaltung (inkl. Beitragseinzug)? Gibt es ein integriertes Mahnwesen? Kann die Software mit dem Bankkonto bzw. den Bankkonten verknüpft werden? Ggf. Integration bzw. Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung oder Schnittstellen hierfür?

Die Beitragsverwaltung erfolgt über das Erweiterungsmodul medo.core® payments und ist vollständig in die zentrale Mitgliederverwaltung integriert.

 Vertrags- und Aboverwaltung: Verträge können individuell mit Laufzeiten, Kündigungsfristen, Zugangsrechten, Rabatten und Zusatzleistungen angelegt werden. Änderungen oder Erweiterungen lassen sich jederzeit digital hinterlegen.

• Automatisierte Abrechnung: Wiederkehrende Beiträge oder Einmalzahlungen werden automatisch in den Zahlungslauf übernommen. Rechnungen können direkt als PDF auf individuellem Briefpapier generiert werden – unter Berücksichtigung der geltenden Steuersätze und Länderregelungen.
• Zahlungsabwicklung:
  • Unterstützung von SEPA-Lastschriften für wiederkehrende oder einmalige Zahlungen (inkl. SEPA-Exportdateien für Online-Banking).
  • Integration mit Stripe für Zahlungen per Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay und PayPal.
• Integriertes Mahnwesen: Offene Posten werden automatisch erkannt, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen lassen sich mit individuellen Texten erstellen und per E-Mail oder App an Mitglieder zustellen.
• Bankverknüpfung & Finanzbuchhaltung

Eine direkte Anbindung an Bankkonten ist über SEPA-Exports sowie Zahlungsdienstleister wie Stripe realisiert.

• GoBD-konforme Buchhaltung: Es besteht eine direkte Anbindung an DATEV Unternehmen online. Alle buchhalterischen Prozesse in dieser Kommunikation entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.

 Damit bietet medo.core payments eine durchgängige Lösung von der Vertragsverwaltung über den Beitragseinzug bis zur vorbereitenden Buchhaltung – mit Automatisierungen, die den Verwaltungsaufwand spürbar reduzieren.

11. Gibt es ein Kassensystem  B. für Getränke-/Zubehörverkauf? Unterstützt Ihre Software Bar- und Kartenzahlungen?

Ein klassisches, vollständig integriertes Kassensystem für den Verkauf von Getränken oder Zubehör ist derzeit in medo.core noch nicht enthalten. Stattdessen wird ein Guthabensystem eingeführt:

• Guthabensystem: Mitglieder können ihr persönliches Guthaben-Konto regelmäßig aufladen und damit bequem Einkäufe an der Theke tätigen oder Snack- und Getränkeautomaten
• Automatenanbindung: Das Guthabensystem wird so erweitert, dass auch Automaten direkt angesteuert und mit Guthaben verrechnet werden können.
• Kartenzahlungssysteme: Die Anbindung einfacher Kartenzahlungslösungen (z. B. SumUp) befindet sich aktuell in der Entwicklung. Damit werden in Zukunft auch Bar- und Kartenzahlungen für den Verkauf von Getränken oder Zubehör nahtlos unterstützt.

Fazit: Heute schon bietet das digitale Guthabensystem eine flexible Lösung für bargeldlose Studio-Einkäufe. Mit der geplanten Integration von Kartenzahlungen wird medo.core künftig auch für klassische Kassenprozesse noch vielseitiger einsetzbar.

12. Wie funktioniert die Verwaltung von Mitarbeitern in Ihrer Software? Welche Funktionen stehen zur Verfügung und wie sind diese umgesetzt? Ggf. Integration bzw. Unterstützung bei der Lohnbuchhaltung oder Schnittstellen hierfür?

Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung

• Rollen- & Rechtesystem: Detaillierte Vergabe von Zugriffsrechten ermöglicht standortübergreifendes Arbeiten – Trainer, Thekenkräfte oder Administratoren erhalten nur die Berechtigungen, die sie tatsächlich benötigen.
• Termin- & Einsatzplanung: Mitarbeiter können direkt in die Kurs- und Terminplanung eingebunden werden. Einsätze sind transparent dokumentiert und in Echtzeit abrufbar.
• Reporting & Controlling: Mitarbeiterauswertungen (z. B. Einsatzstunden, Kursleitungen) fließen automatisch in die betriebliche Auswertung ein.
• Webhook-Integration: Ereignisse (z. B. neue Zeiterfassungen oder Abrechnungsdaten) können automatisiert an externe Systeme übermittelt werden, sodass auch andere Lohnbuchhaltungssysteme flexibel angebunden werden können.

13. Wie unterstützt Ihre Software die Termin- und Kursplanung? Können Mitglieder Kurse online buchen? Wenn ja – wie?

Die Termin- und Kursplanung erfolgt über das Erweiterungsmodul medo.core® organizer und ist vollständig in die Mitgliederverwaltung integriert.

 Für Studios & Mitarbeiter

• Zentrale Kalenderfunktion: Übersichtliche Verwaltung aller Termine, Kurse, Räume und Trainer in einem digitalen Kalender.
• Individuelle Kalendereinstellung: jeder Trainer kann sich je nach Zuständigkeitsbereich, individuelle Kalendertemplates bauen
• Automatisierte Workflows: Erinnerungen, Bestätigungen oder Absagen können automatisch per E-Mail oder Push-Nachricht ausgelöst werden.
• Trainer-App / Satellit: Trainer haben direkt auf der Trainingsfläche Zugriff auf ihre Termine, können Buchungen einsehen, bestätigen oder ändern.
• Synchronisation: Der medo.core-Kalender kann per Abonnement mit externen Kalendern wie Google oder Apple synchronisiert werden.

Für Mitglieder

• Online-Buchung über die medo.coach App & Portal: Mitglieder können rund um die Uhr Kurse, Personal Trainings oder andere Leistungen direkt online buchen.
• Self-Service: Buchungen, Stornierungen und Terminänderungen erfolgen eigenständig durch das Mitglied – ohne Eingriff des Personals.
• Individuelle Darstellung: App und Portal erscheinen im Corporate Design des Studios und lassen sich so perfekt ins Markenbild integrieren.
• Echtzeit-Updates: Mitglieder erhalten sofort Bestätigungen, Erinnerungen oder Hinweise auf Wartelistenplätze.

Damit bietet medo.core in Kombination mit medo.core organizer und medo.coach eine durchgängige Lösung für Termin- und Kursmanagement: effiziente Studioverwaltung, mobile Steuerung für Trainer und komfortable Online-Buchung für Mitglieder.

14. Reporting & Controlling: Welche Auswertungen, Analysen oder Statistik-Tools bietet Ihre Software?

medo.core bietet umfangreiche Funktionen zur Analyse und Auswertung betrieblicher Kennzahlen. Ziel ist es, Studios und Gesundheitseinrichtungen datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen und ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Auswertungen & Analysen

• Mitgliederstatistiken: Entwicklung von Neuanmeldungen, Kündigungen und aktiven Mitgliedschaften über definierte Zeiträume.
• Finanz-Reports: Umsatzberichte, offene Posten und detaillierte Zahlungshistorien für maximale Transparenz.
• Kurs- & Terminanalysen: Beurteilung der Auslastung einzelner Kurse, Angebote oder Trainerkapazitäten.
• Mitarbeiterauswertungen: Analyse von Arbeitszeiten und Einsätzen als Grundlage für Personalplanung und Abrechnung.
• Standortvergleiche: Kennzahlen mehrerer Standorte können direkt verglichen werden, um Best Practices zu identifizieren.

 Technische Umsetzung

• Interaktive Dashboards: Visuelle Aufbereitung der wichtigsten Kennzahlen in Echtzeit.
• Exportfunktionen: Alle Reports sind in verschiedenen Formaten (z. B. PDF, Excel) exportierbar.
• Filter- & Segmentierungsoptionen: Flexible Auswertungen nach Kriterien wie Zeitraum, Mitgliedsstatus oder Angebotsart.
• Webhook-Integration: Externe Ereignisse oder Daten (z. B. aus anderen Systemen) können in medo.core Workflows eingebunden werden.

Fazit: medo.core vereint klassische Betriebskennzahlen mit modernen Dashboard-Analysen und bietet damit ein starkes Werkzeug für Controlling, Planung und strategische Steuerung.

15. Inwiefern unterstützt die Software auch bei Marketing & Kommunikation (z.B. Kommunikation mit bestehenden Kunden und Vermarktung an potenzielle Neukunden?)

medo.core und die dazugehörige medo.coach App & Portal bieten umfangreiche Funktionen für eine zielgerichtete und effiziente Kommunikation mit bestehenden Kunden – und unterstützen Studios zugleich bei der Vermarktung ihrer Angebote an Interessenten.

Kommunikation mit bestehenden Kunden

• Gruppen- & Kategorienfunktionen: Mitglieder lassen sich nach frei definierbaren Kriterien (z. B. Alter, Zielgruppe, Gesundheitsstatus, Kursinteressen) segmentieren. So können Nachrichten, Erinnerungen oder Angebote gezielt an bestimmte Gruppen versendet werden.
• Gezielte Mailings: Automatisierte E-Mail-Kampagnen oder Newsletter lassen sich direkt aus dem System steuern – ideal für Kursankündigungen, Geburtstagsgrüße oder Angebotsaktionen.
• Chatfunktion: Direkter, persönlicher Austausch zwischen Mitgliedern und Trainern – auch für Einzelkommunikation oder in Gruppenchats.
• coach App: Push-Nachrichten, Newsfeeds und integrierte Buchungsfunktionen sorgen dafür, dass Mitglieder direkt auf dem Smartphone erreicht werden.
• Individuelles Branding: App und Portal erscheinen im Corporate Design des Studios und stärken so die Markenidentität.

Vermarktung an potenzielle Neukunden

• Kampagnen-Management: Interessentendaten werden zentral erfasst und können mit individuellen Angeboten, Probetrainings oder Events angesprochen werden.
• CRM-Integration: Alle Aktivitäten mit Interessenten werden dokumentiert, sodass eine strukturierte und kontinuierliche Nachverfolgung möglich ist.
• Digitale Kanäle: Über Schnittstellen (z. B. Kalender, Zahlungsdienste) und das medo.coach Portal lassen sich auch externe Interessenten unkompliziert ansprechen und einbinden.
• Automatisierungen: Wiederkehrende Aufgaben wie Terminerinnerungen, Follow-ups oder Info-Mails können automatisch ausgespielt werden – personalisiert und zur richtigen Zeit.

 Fazit: Mit medo.core wird Marketing nicht als Zusatz, sondern als integraler Bestandteil der Studioverwaltung verstanden: Segmentierung, Automatisierung, direkte Kommunikation und digitale Touchpoints über die App schaffen ein modernes System, das Kundenbindung und Neukundengewinnung gleichermaßen unterstützt.

16. Weitere Funktionen: Welche zusätzlichen Funktionen bietet Ihre Software und wie sind diese konkret umgesetzt (z. B. Zugangskontrolle, Spindverwaltung, Trainingsplan-Erstellung, Sonstiges…)?

medo.core CRM „Outlook360 Fitness“

• Mehr als Datenverwaltung: Die Mitgliederverwaltung in core sammelt nicht nur Daten, sondern bereitet diese intelligent auf.
• Dashboard-Ansicht: Alle relevanten Informationen – von Vertragsstatus über Gesundheitsdaten bis hin zu Aktivitäten – sind zentral und übersichtlich im Blick.
• Filter, Kategorien & Gruppen: Dank leistungsstarker Segmentierungsfunktionen lassen sich Mitglieder nach individuellen Kriterien gezielt ansprechen.
• Gezielte Kommunikation: Personalisierte Nachrichten, Workflows und Angebote können direkt aus dem System heraus gestartet werden.
• Mehrwert für die Betreuung: Durch diese strukturierte Datenbasis entsteht ein besonders individuelles Trainingserlebnis, das Bindung und Zufriedenheit nachhaltig stärkt.

Zugang & Ressourcenverwaltung

• Zugangskontrolle: Über Hardwareanbindung (z. B. Gantner) lässt sich der Zutritt zu Räumen, Studios oder Kursbereichen elektronisch steuern.
• Spindverwaltung: Über die Anbindung an Gantner können Spinde oder andere Ressourcen digital zugewiesen werden – mit Nutzungsdauer und Historie im System dokumentiert.
• Automatenanbindung: Über das geplante Guthabensystem können Snack- und Getränkeautomaten sowie Thekenverkäufe gesteuert werden.

Trainings- & Therapieplanung

• Digitale Trainingspläne: Erstellung, Verwaltung und Steuerung individueller Trainings- und Therapiepläne – flexibel anpassbar nach Zielen, Beschwerden oder Fortschritt.
• Übungsbibliothek: Über 3.500 Übungen mit Videos (90 % freie Übungen, dazu Großgeräte und Kleingeräte wie TRX, Seilzug, Rope, Medizinball etc.).
• Spezielle Pools: z. B. Training am Arbeitsplatz für Firmenfitness oder präventive Programme.
• KI-gestützte Zukunft: Gefördert durch ein zertifiziertes Projekt entwickelt medo.core eine KI, die Trainer bei der Auswahl und Anpassung von Übungen unterstützt.

 Diagnostik & Check-ups

• Über 170 Tests & Screenings: z. B. für Stress, Diabetes (DIfE), Atherosklerose oder den Work Ability Index (WAI), Functional Movement Screen, Maximalkraftmessung, Muskelfunktionstest, zahlreiche Ausdauertest usw.
• Integration von Diagnostikgeräten: Ergebnisse werden direkt über Schnittstellen in das Analysetool übertragen (aktuell nur in der Installationsversion).

Marketing & Kommunikation

• Gruppen- & Segmentierungsfunktionen: Gezielte Ansprache von Mitgliedern per E-Mail, Chat oder Push-Nachricht.
• coach App & Portal: Direkter Kundenkontakt über Newsfeeds, Buchungen, Chat und individuelle Push-Benachrichtigungen.
• Automatisierte Workflows: Wiederkehrende Kommunikationsaufgaben (Geburtstagsgrüße, Erinnerungen, Follow-ups) werden automatisch ausgelöst.

Finanz- & Vertragsmanagement

• Vertrags- & Aboverwaltung: Flexible Modelle mit Laufzeiten, Kündigungsfristen, Zusatzleistungen oder Rabatten.
• Zahlungsabwicklung: SEPA-Lastschriften, Stripe-Integration (Kreditkarte, PayPal, Apple Pay, Google Pay).
• Mahnwesen: Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit individuellen Textvorlagen.
• DATEV-Schnittstelle: GoBD-konforme Buchhaltung mit direkter Anbindung an DATEV Unternehmen online.

Dashboards & Statistiken:

Mitgliederentwicklung, Umsätze, Kursauslastung, Mitarbeiterzeiten und mehr.

• Filter- & Segmentierungen: Auswertungen nach Zeitraum, Status oder Standort.
• Exportfunktionen: PDF- und Excel-Exports für externe Analysen.
• Standortvergleiche: Kennzahlen können über mehrere Standorte hinweg verglichen werden.

Fazit: Mit medo.core erhalten Fitnessstudios und Gesundheitseinrichtungen nicht nur eine Verwaltungssoftware, sondern eine komplette Plattform: von Zugangskontrolle über Training und Diagnostik bis hin zu Marketing, Abrechnung und Reporting. Durch den modularen Aufbau lässt sich das System exakt an die jeweiligen Anforderungen anpassen – egal ob kleines Studio, personalloser Anbieter oder Premium-Einrichtung mit höchstem Betreuungsanspruch.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

17. Welche Preismodelle gibt es (Pakete, Staffelpreise etc.)? Wie sind Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Upgrades geregelt?

Preismodelle & Pakete

• core nutzt ein modulares Lizenzsystem, das sich an der Anzahl der Kunden und Interessenten orientiert.
• Die Basis jeder Lizenz ist die Mitgliederverwaltung (medo.core CRM), zusätzlich können aktuell sechs Erweiterungsmodule flexibel hinzugebucht werden.
• Es stehen verschiedene Paketgrößen zur Verfügung – vom Business150 für kleine Anbieter bis hin zu UNLIMITED für große Fitnesseinrichtungen.
• Die Lizenzgebühren orientieren sich an der Unternehmensgröße und sind transparent gestaffelt.
• Preisbeispiele aus der Praxis:
  • Boutique Studio bis 150 Kunden (BUSINESS 150, Komplettlösung): 188 € netto / mtl.
  • Fitnessstudio mit 600-1.200 Kunden (BUSINESS 1200, Komplettlösung): 278 € netto / mtl.

Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen

• Die Standardlaufzeit beträgt 24 Monate.
• Während dieser Laufzeit besteht kein ordentliches Kündigungsrecht; nur eine Kündigung aus wichtigem Grund ist möglich.
• Optional kann zu Beginn ein dreimonatiges Sonderkündigungsrecht eingeräumt werden.
• Bei Projekten mit mehreren Standorten wird häufig zunächst eine Pilotphase durchgeführt, bevor der Hauptvertrag startet.

Upgrades & Erweiterungen

• Modularität: Zusätzliche Module (z. B. Training, Check-up, Payments, Access, Team, Organizer) können jederzeit hinzugebucht werden.
• Flexible Paketwechsel: Bei Wachstum ist ein unkomplizierter Wechsel in ein größeres Paket möglich.
• Fairnessprinzip: Lizenzgebühren orientieren sich am Paket und der Kundenanzahl, nicht an einzelnen Funktionen oder an der Anzahl der Trainer – dadurch bleiben die Kosten kalkulierbar. Es gibt bewusst keine Umsatzbeteiligungsmodelle.

medo.coach App & Portal

• Die coach App ist kostenlos in den Stores (iOS & Android) verfügbar.
• Aktivierung erfolgt über eine Einladung des Studios/Dienstleisters.
• Die Nutzung kann wahlweise über Credit-Pakete oder als Flatrate erfolgen – abhängig von Nutzerzahl und Bedarf. So können z.B. in der Business150 Lizenz für 39,00€ mtl. unbegrenzt Kunden und Interessenten zu medo.coach eingeladen werden.
• Mitglieder können hierüber Kurse buchen, Trainingspläne einsehen, Nachrichten empfangenv.m.und das volle Serviceangebot digital nutzen.

Fazit

Das Preismodell von medo.core ist transparent, fair, modular und skalierbar – ideal für Studios jeder Größe, vom personallosen Anbieter bis zur Premium-Einrichtung. Vertragslaufzeiten sorgen für Planungssicherheit, während flexible Upgrades sicherstellen, dass die Software jederzeit mit dem Studio wachsen kann. Regelmäßige Updates sichern eine hohe Aktualität und gewährleisten, dass Kundenwünsche kontinuierlich umgesetzt werden.

18. Welche Support Möglichkeiten bieten Sie – sowohl im Alltag als auch beim Wechsel von einem anderen System (z. B. Wechselhilfe, kostenlose Testversion…)?

Im Alltag

• Produktdemo: vor der Entscheidung steht eine ausführliche und kostenlose Beratung und Präsentation zu unseren Lösungen
• Telefon-Support: Mo–Fr von 9:00–18:00 Uhr erreichbar.
• Online-Terminbuchung: Supportgespräche lassen sich flexibel online vereinbaren.
• Hilfeplattform („digitales Handbuch“): Aus allen Bereichen der Software aufrufbar, mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Q&A.
• Onboarding: zu jedem erfolgreichen Start, gehört eine erfolgreiche Einführung, beim Onboarding, werden gemeinsam sämtliche Grundeinstellung auf die jeweilige Anforderung vorgenommen.
• Schulungen: können auf Anfrage gebucht werden.
• Support-Portal & Downloads: Bereitstellung von regelmäßigen Updates für medo.core und medo.coach, Tipps und zusätzlichen Materialien.
• Pilotphasen: Für größere Projekte oder mehrere Standorte wird im Vorfeld eine begleitete Testphase angeboten.

 Beim Softwarewechsel

• Wechsel-Service: Begleitete Migration von Mitglieds-, Vertrags- und Zahlungsdaten.
• Individuelle Beratung: Präsentationen und persönliche Beratungsgespräche vor dem Wechsel.
• erfolgreiche Umstellung: Bei guter Planung und gutem Mitwirken kann der Wechsel in wenigen Tagen erfolgen.

Fazit: medo.core unterstützt seine Kunden mit einem starken Alltagssupport und Interessenten mit einer ausführlichen und seriösen Beratung, auch der Wechselservice ist strukturiert und lösungsorientiert– von der kostenlosen Produktdemo über persönliche Onboardings bis hin zum digitalen Handbuch, medo.check lässt seine Kunden nicht alleine!

19. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte oder Erfolgsgeschichten? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche haben Sie ggf. noch?

“Für mich ist medo.core eine sehr große Unterstützung in der Betreuung meiner Kunden. Das CRM oder Terminmanagement automatisiert einen Großteil der Verwaltungsaufgaben – das spart Zeit und schafft Freiräume.”– Dennis Matthaei, MADE Personal Training Studio Hannover

“Die Software ist das zentrale Tool für Organisation und Betreuung unserer Kunden: Trainingssteuerung, Check-ups, Terminverwaltung, Abrechnung – alles vernetzt und übersichtlich. Die Cockpit-Ansicht passt perfekt.”– Daniel Hippchen, Studio Inhaber & Geschäftsführer

“Ich konnte meine bisherigen drei Systeme auf nur eine reduzieren. Das CRM, Abrechnung und Online-Terminbuchung automatisierte Abläufe nahezu komplett – extrem professionell und zeitsparend. Der support ist immer lösungsorientiert.”– René Sommer, Premium-Studio Schweiz

„Großer Übungspool, individuelle Check-ups, hohe Trainingsqualität – dazu ein hervorragender Support und motivierende App. Perfekt für professionelle Betreuung.“
– Linzenich Gruppe

„Der Support ist klasse.“– Christian Puchinger, Sportwissenschaftlicher Leiter FK Austria Wien

Wofür schätzen uns unsere Kunden besonders?

• Zeitersparnis & Automatisierung: Vielfach berichtet man, dass administrative Aufgaben erheblich weniger Zeit in Anspruch nehmen – dank durchdachtem CRM, automatischer Abrechnung und Workflow-Unterstützung.
• Training & Betreuung auf hohem Niveau: Der große Übungspool, Video-Integration, Check-up-Funktion und Fortschrittsverfolgung werden als klare Pluspunkte geschätzt.
• Hoher Individualisierungsgrad: Kunden loben besonders, wie gut sich die Software an eigene Arbeitsabläufe, Branding und Betreuungskonzepte anpassen lässt.
• Exzellenter Support: Die schnelle, lösungsorientierte Unterstützung sowie offene Ohren für Sonderwünsche werden vielfach positiv erwähnt.

 Fazit – Das lieben unsere Kunden

• Effizienzverstärkung im Studioalltag – medo.core überträgt die tägliche Verwaltung auf das System und schafft Freiraum für das Wesentliche.
• Umfassende Betreuung auf hohem Niveau – Trainingsbetreuung, Check-ups, individuelle Planung sowie Analysen – alles in einem Tool.
• Flexibilität und Professionalität – von Automatisierung über Branding bis hin zur Anpassung an individuelle Konzepte – alles möglich.
• Kundenservice als echtes Highlight – proaktiv, lösungsorientiert und immer ansprechbar.

20. Schlussplädoyer: Für welche Fitnessstudios (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Aufgrund des modularen Aufbaus gilt tatsächlich: für alle – von klein bis groß, vom personallosen Studio bis hin zur Premium-Einrichtung, von Spezialanforderungen bis zur All-in-One-Lösung. Unser besonderer Vorteil liegt jedoch in der sehr hohen Qualität im Bereich Trainingssteuerung und Analyse – hier unterscheiden wir uns deutlich von vielen anderen Anbietern, die ihren Schwerpunkt in der Verwaltung haben und den Betreuungsteil meist nur rudimentär abbilden.Durch den modularen Aufbau können wir aber genauso gut auch eine klassische Mitgliederverwaltung ohne die Module Training und Checkup bereitstellen.

 Für Studios mit einem hohen Betreuungsanspruch: Premium-Fitness, Gesundheitsanbieter, Physiotherapie und betriebliche Gesundheitsförderung profitieren stark von den umfangreichen Trainings- und Analysefunktionen.

• Für spezialisierte Einrichtungen: z. B. Personal-Training-Studios, Reha-Zentren, Firmenfitness oder Präventionsanbieter, die Wert auf individuelle Betreuung und detaillierte Auswertungen legen.
• Für Studioverbünde und Ketten: dank der integrierten Standortverwaltung, Reporting-Funktionen und Rechteverwaltung.
• Für Start-ups und Boutique-Studios: durch modulare Lizenzmodelle können auch kleine Anbieter mit geringem Budget einsteigen und Funktionen bedarfsgerecht erweitern.
• Für digitale Vorreiter: die mobile Nutzung über Web, Trainer-App und Mitglieder-App sorgt für maximale Flexibilität und Nähe zum Kunden.

Fazit: medo.core ist die perfekte Lösung für alle, die mehr als nur Verwaltung suchen. Vom personallosen Studio bis zur Premium-Einrichtung mit höchstem Betreuungsanspruch kann die Software flexibel angepasst werden – modular, skalierbar und zukunftssicher.

Erfahrungsbericht: medo.core im Praxis-Test

Wir suchen aktuell noch ein Fitnessstudios, das medo.core als Software im Einsatz hat, damit ihr von den Erfahrungen aus der Praxis profitieren könnt! 🙂 

Du betreibst ein Fitnessstudio und nutzt medo.core als Software? Dann schreib uns eine Mail an [email protected] – wir sind schon ganz neugierig auf eure Erfahrungen! 

Bilder & Videos von medo.core

Damit ihr auch optisch einen Eindruck von medo.core bekommt, folgen hier schon bald ein paar Bilder/Screenshots und Videos von medo.core! 

Eure Kommentare (Erfahrungen, Bewertungen & Fragen) zu medo.core

Ihr habt selbst bereits Erfahrungen mit medo.core gesammelt? – Dann helft anderen, indem Ihr Eure Erfahrungen mit medo.core hier teilt und eine kleine Bewertung abgebt.

Außerdem könnt ihr hier auch Eure Fragen zu medo.core loswerden. Wir werden Sie euch alle nach bestem Wissen und Gewissen beantworten – wenn nicht ein Mitglied der Community oder der Anbieter selbst schneller ist 🙂

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Unsere Bewertung zu medo.core

Sobald uns die restlichen Informationen vorliegen, folgt hier unsere Bewertung zu medo.core!

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Nachteile

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