AppyBee als Software für Euer Fitnessstudio? – Unsere Bewertung

Unsere Recherche zu AppyBee

Hier fassen wir unsere Recherche-Ergebnisse zu AppyBee zusammen.

Technik

Cloudbasierte Plattform mit Web- und nativen Apps

AppyBee ist eine vollständig cloudbasierte Softwarelösung, die sowohl als Webanwendung als auch über native mobile Apps für Android und iOS verfügbar ist. Die mobile App ermöglicht Mitgliedern die Verwaltung ihrer Mitgliedschaft, Buchung von Kursen, Zahlungsabwicklung und den Empfang von Push-Benachrichtigungen – alles im Branding des jeweiligen Studios. Die Software ist plattformunabhängig und erfordert keine spezifischen Betriebssysteme oder Hardware. Zudem bietet AppyBee eine Synchronisation mit Google Calendar und Microsoft Outlook, wodurch Termine nahtlos in persönliche Kalender integriert werden können.

Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen

AppyBee bietet eine einfache Integration in bestehende Websites, unabhängig davon, ob diese mit WordPress, Squarespace oder anderen Plattformen erstellt wurden. Dies ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen der App und der Website des Studios, wodurch Mitglieder direkt über die Website Buchungen vornehmen können.

Funktionen

Die Funktionen der jeweiligen Fitnessstudio Software werden in die folgenden Sub-Kategorien unterteilt:

Mitgliederverwaltung

Zentrale Mitgliederprofile

AppyBee bietet eine umfassende Mitgliederverwaltung, bei der alle relevanten Informationen zentral gespeichert werden. Jedes Mitglied erhält ein individuelles Profil mit folgenden Details:

• Kontakt- und Zahlungsinformationen
• Anwesenheitsprotokolle
• Buchungshistorie
• Aktuelle Abonnements oder Strippenkarten
• Interne und externe Notizen
• Zufriedenheitsindikatoren

Diese zentralisierte Datenhaltung ermöglicht eine effiziente Verwaltung und einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Mitgliedsinformationen.

Automatisierte Prozesse

Die Software automatisiert viele Verwaltungsaufgaben, darunter:

• Rechnungsstellung und Gutschriften
• Zahlungsabwicklung
• Versand von Einladungen und Erinnerungen
• Verwaltung von Abonnements und Strippenkarten.

Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und ermöglicht es dem Personal, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Intelligente Filter- und Analysefunktionen

AppyBee bietet umfangreiche Filteroptionen, um Mitglieder nach verschiedenen Kriterien zu segmentieren, wie z. B.:

• Aktivitätsstatus (z. B. inaktiv)
• Buchungsverhalten
• Zahlungsstatus
• Spezielle Rabattprofile (z. B. Seniorenrabatte)

Diese Funktionen unterstützen gezielte Marketingaktionen und eine personalisierte Mitgliederbetreuung.

Integration von Intake- und Fortschrittsformularen

Mit AppyBee können digitale Formulare für die Mitgliederaufnahme und Fortschrittsverfolgung erstellt und verwaltet werden. Diese Formulare sind:

• Anpassbar an spezifische Bedürfnisse
• In Mitgliederprofile integrierbar
• Mit rechtlich bindenden Unterschriften versehen
• Automatisch als PDF exportierbar

Dies ermöglicht eine papierlose und effiziente Verwaltung von Mitgliederdaten.

Zahlungen & Kasse

Automatisierte Zahlungsabwicklung

AppyBee bietet eine umfassende Automatisierung der Zahlungsprozesse, einschließlich:

• Rechnungsstellung: Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen an Mitglieder.
• Online-Zahlungen: Integration mit Zahlungsdienstleistern wie iDEAL zur Abwicklung von Zahlungen.

Diese Funktionen ermöglichen eine effiziente und fehlerfreie Verwaltung der Mitgliedsbeiträge.

Integriertes Mahnwesen

Die Software verfügt über ein integriertes Mahnwesen, das:

• Ausstehende Zahlungen verfolgt und dokumentiert.
• Automatische Zahlungserinnerungen an Mitglieder versendet.

Dies unterstützt Studios dabei, ihre Liquidität zu sichern und den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Kassensystem für Zusatzverkäufe

• Aktuell gibt es auf der offiziellen Website von AppyBee keine detaillierten Informationen zu einem integrierten Kassensystem für den Verkauf von Produkten wie Getränken oder Zubehör. Auch eine explizite Unterstützung von Bar- oder Kartenzahlungen wird nicht erwähnt. Es ist daher empfehlenswert, sich beim Anbieter direkt über mögliche Zusatzfunktionen oder geplante Erweiterungen im Bereich Verkauf und Kassenfunktionen zu informieren.

Mitarbeiterverwaltung

Aktuelle Funktionen im Zusammenhang mit Mitarbeitern

• Unbegrenzte Nutzeranzahl: AppyBee erlaubt die Nutzung durch eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern, Trainern und Mitgliedern. Dies ermöglicht es Studios, ihrem Personal Zugang zur Software zu gewähren, um beispielsweise Kurspläne zu verwalten oder Mitgliederinformationen einzusehen.

Empfehlung

Für Studios, die eine umfassende Mitarbeiterverwaltung benötigen, könnte die Integration von spezialisierten Tools für Personalmanagement und Zeiterfassung in Betracht gezogen werden. AppyBee bietet derzeit keine Schnittstellen oder Integrationen in diesem Bereich an, daher wäre eine separate Lösung erforderlich.

Es wird empfohlen, sich direkt mit AppyBee in Verbindung zu setzen, um Informationen über geplante Erweiterungen oder mögliche Integrationen zu erhalten.

Terminkalender und -Planung

Integrierter Kalender für Kurse und Personaltrainings

AppyBee verfügt über einen integrierten Kalender zur Planung und Verwaltung von Gruppenkursen, Personaltrainings, Workshops und anderen Studioangeboten. Die Kalenderfunktionen erlauben eine übersichtliche Darstellung aller Termine und erleichtern sowohl die interne Organisation als auch die Kommunikation mit Mitgliedern.

Buchung durch Mitglieder über App oder Website

Mitglieder können Termine direkt über die native App (iOS/Android) oder über ein Website-Widget buchen. Dabei werden Kurse übersichtlich angezeigt – inklusive Uhrzeit, Trainer, Standort und verfügbare Plätze. Die Buchungsfunktion ist intuitiv gestaltet und erlaubt es den Mitgliedern, sich mit wenigen Klicks anzumelden.

Echtzeit-Updates für Trainer

Trainer und Studiobetreiber erhalten Echtzeit-Informationen über Teilnehmerzahlen und Kursbuchungen. Diese Informationen sind direkt im Kalender abrufbar und helfen dabei, Kursgrößen, Raumbelegung und Personalressourcen effizient zu koordinieren.

Wartelisten- und Stornierungsfunktion

Für ausgebuchte Kurse steht eine automatische Wartelistenfunktion zur Verfügung. Sobald ein Teilnehmer absagt, rückt der nächste auf der Liste automatisch nach. Mitglieder können ihre Buchungen außerdem eigenständig über die App stornieren, wobei Studios individuelle Stornierungsfristen festlegen können.

Kalender-Synchronisation mit Google & Outlook

AppyBee unterstützt die Synchronisation mit Google Calendar und Microsoft Outlook, sodass sowohl Mitglieder als auch Trainer ihre Kurstermine direkt in ihre persönlichen Kalender integrieren können. Änderungen oder Buchungen werden automatisch synchronisiert.

Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen

Die Software verschickt Push-Benachrichtigungen und E-Mails, um Mitglieder rechtzeitig an bevorstehende Kurse zu erinnern oder sie über Änderungen zu informieren (z. B. Ausfall eines Kurses oder Wechsel des Trainers).

Reporting & Controlling

Aktuelle Funktionen im Zusammenhang mit Reporting & Controlling

AppyBee bietet ein übersichtliches Finanz-Dashboard, das grundlegende Informationen zu Zahlungen, Umsätzen und Zahlungsausfällen darstellt. Enthalten sind Funktionen wie automatische Rechnungsstellung, Mahnwesen und Exportmöglichkeiten für Finanzdaten.

Fehlende Funktionen

Nach aktuellem Stand der öffentlich zugänglichen Informationen bietet AppyBee keine integrierten Funktionen zur Erstellung detaillierter Berichte oder Analysen über Mitgliederverhalten, Kursauslastung oder andere betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Auch erweiterte statistische Auswertungen oder grafische Visualisierungen sind nicht Bestandteil des Systems.

Empfehlung

Für Studios mit erhöhtem Bedarf an betriebswirtschaftlichem Reporting könnte die Ergänzung durch spezialisierte Business-Intelligence-Tools sinnvoll sein. Hinweise auf Schnittstellen oder Integrationen mit solchen Systemen liegen derzeit nicht vor. Eine Rücksprache mit dem Anbieter kann Aufschluss über geplante Erweiterungen geben.

Marketing & Kommunikation

• Integrierte Kommunikationskanäle: AppyBee ermöglicht den Versand von Push-Benachrichtigungen und E-Mails direkt über die Plattform. Nachrichten können sofort versendet oder für einen späteren Zeitpunkt geplant werden.
• Zielgruppenspezifische Ansprache: Nachrichten können an die gesamte Community oder an ausgewählte Gruppen gesendet werden, was eine gezielte Kommunikation ermöglicht.
• Integration von Medieninhalten: Es besteht die Möglichkeit, Bilder und Videos in Nachrichten zu integrieren, um die Kommunikation ansprechender zu gestalten.
• Unbegrenzter Nachrichtenversand:Der Nachrichtenversand ist in den Nutzungspaketen enthalten, ohne dass zusätzliche Kosten für E-Mails oder Push-Benachrichtigungen ausgewiesen werden.
• Automatisierte Erinnerungen: AppyBee sendet automatische Erinnerungen und Bestätigungen per App und E-Mail, um Mitglieder über bevorstehende Kurse oder Änderungen zu informieren.

Weitere Funktionen

Zugangskontrolle

• QR-Code-basiertes System: AppyBee ermöglicht die Nutzung von QR-Codes für den Zugang zu Einrichtungen. Mitglieder können ihre individuellen QR-Codes verwenden, um Zutritt zu erhalten.
• Kompatibilität mit bestehenden Drehkreuzen: Die Software ist mit modernen Zugangssystemen kompatibel und kann – wie in der Kooperation mit Wallyfit demonstriert – in bestehende Drehkreuze integriert werden.
• Zugang basierend auf Mitgliedschaftsstatus: Der Zugang kann entsprechend dem Status der Mitgliedschaft gesteuert werden, sodass nur berechtigte Mitglieder Zutritt erhalten.

Abonnements & Strippenkarten

• Verwaltung flexibler Abonnements: AppyBee unterstützt die Verwaltung verschiedener Abonnementmodelle, einschließlich Tagespässen und speziellen Rabatten für bestimmte Gruppen.
• Nutzung von Strippenkarten: Die Software verfolgt die Nutzung von Strippenkarten und informiert Mitglieder, wenn ihr Kontingent zur Neige geht.

Kundennotizen & Fortschritt

• Erfassung von Notizen: Trainer und Mitarbeiter können individuelle Notizen zu Mitgliedern erfassen, beispielsweise zu Verletzungen oder spezifischen Trainingszielen.

Schnittstellen

Integration über Zapier

AppyBee bietet eine Zapier-Integration, über die sich die Plattform mit über 2.000 Drittanbieter-Tools verbinden lässt – darunter Asana, Slack, Mailchimp, Google Sheets oder Trello. Dadurch lassen sich automatisierte Workflows einrichten, z. B. das Versenden von Formularen an neue Mitglieder oder das automatische Anlegen von Aufgaben in Projektmanagement-Tools.

Automatisierung und Effizienzsteigerung

Die Nutzung von Zapier-Integrationen kann dazu beitragen, administrative Aufgaben zu automatisieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Das spart Zeit im Studioalltag und erlaubt mehr Fokus auf Training und Kundenbetreuung.

Datenschutz & Datensicherheit

DSGVO-Konformität

AppyBee verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Je nach Kontext agiert AppyBee entweder als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter. Bei der Verarbeitung im Auftrag von Kunden wird eine spezifische Datenverarbeitungsvereinbarung getroffen, die die Rechte und Pflichten beider Parteien klar definiert.

Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Zur Gewährleistung der Datensicherheit hat AppyBee umfassende Maßnahmen implementiert, darunter:

• Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme.
• Möglichkeiten zur schnellen Wiederherstellung von Daten im Falle physischer oder technischer Zwischenfälle.
• Regelmäßige Tests und Bewertungen der Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen.

Zudem wird garantiert, dass personenbezogene Daten nur innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, es sei denn, der Verantwortliche erteilt ausdrücklich eine schriftliche Genehmigung für eine Verarbeitung außerhalb der EU.

Transparente Datenverarbeitung

AppyBee legt großen Wert auf Transparenz bei der Datenverarbeitung. Die Datenschutzerklärung informiert detailliert über:

• Art und Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• Zwecke der Datenverarbeitung, wie z. B. Kundenidentifikation, Zahlungsabwicklung und Kommunikation.
• Rechte der betroffenen Personen, einschließlich Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung und der Datenverarbeitungsvereinbarung von AppyBee.

Preise / Kosten

Softwarepakete

AppyBee bietet drei Hauptpakete an, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden:

• Essentials: Grundlegende Funktionen für die Mitgliederverwaltung und Kursplanung.
• Access: Erweiterte Funktionen, einschließlich Zugangskontrolle und automatisierter Zahlungsabwicklung.
• Access Plus: Umfassendes Paket mit allen Funktionen, einschließlich erweiterter Berichte und Analysen.

Die Preise für diese Pakete variieren je nach gewähltem Funktionsumfang. Für genaue Preisangaben empfiehlt es sich, direkt mit AppyBee Kontakt aufzunehmen oder eine Demo zu vereinbaren.

Vertragslaufzeiten

• Monatliche Kündigung: Alle Pakete sind monatlich kündbar, ohne langfristige Bindung.
• Jährliche Zahlung: Bei jährlicher Vorauszahlung wird ein Rabatt gewährt.

Zahlungsabwicklung

• iDEAL-Zahlungen: €0,25 pro Transaktion.
• SEPA-Lastschriften: €0,50 pro Einzug; im Access Plus-Paket nur €0,30 pro Einzug.
• Keine Startgebühren: Für die Softwarepakete fallen keine Einrichtungsgebühren an.

14-tägige Testphase

AppyBee bietet eine kostenlose 14-tägige Testphase an, in der Sie die Software unverbindlich testen können. Es ist keine Angabe von Zahlungsdaten erforderlich, und es erfolgt keine automatische Verlängerung.

Support

Unterstützung beim Anbieterwechsel

AppyBee bietet einen kostenlosen Wechselservice an, der den Umstieg von anderen Softwarelösungen erleichtert. Dabei werden Mitgliedsdaten, bestehende Abonnements, aktive Strippenkarten und Zahlungsinformationen übernommen. Der Wechselprozess wird in der Regel innerhalb eines Werktages abgeschlossen.

Persönlicher Support

Kunden können den Support von AppyBee über folgende Kanäle erreichen:

• E-Mail: [email protected]
• Telefon: +31 (0)85-0656234

Zusätzlich besteht für AppyBee-Nutzer die Möglichkeit, direkt über die Plattform Zoom-Calls mit persönlichen Account-Managern zu vereinbaren.

Onboarding & Schulung

Nach der 14-tägigen Testphase unterstützt AppyBee bei der vollständigen Einrichtung des Systems, einschließlich der Integration von Logos, Bildern, Dienstleistungen, Kursplänen und Zahlungsmethoden. Dieser Prozess wird in der Regel innerhalb eines Werktages abgeschlossen.

Weitere Ressourcen

Für zusätzliche Informationen und Unterstützung bietet AppyBee:

• Einen Blogbereich mit aktuellen Artikeln und Tipps
• Eine Über-uns-Seite mit Informationen zum Team

Erfahrungen

Jeffrey Grune – Martial Arts Center

„Mit AppyBee ist es viel ruhiger geworden. Ich weiß jetzt genau, wer kommt und ob bezahlt wurde. Kein Ärger mehr mit Überprüfungen oder unbezahlten Stunden – das System erledigt alles automatisch. Das erspart mir viele Kopfschmerzen!“

Roby Haazen – Infinity Fitness

„Mit AppyBee ist der Zugang vollständig automatisiert. Kunden scannen ihren QR-Code, die Tore öffnen sich, und ich bin sicher, dass jeder, der hereinkommt, bezahlt hat. Keine Diskussionen mehr und vollständige Kontrolle darüber, wer Zugang hat.“

Edwin Hanif – Team Agua

„Mit AppyBee haben wir jetzt vollständigen Einblick, wer trainiert und wie oft. Die Verwaltung wurde stark vereinfacht, sodass wir weniger Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen und uns mehr auf die Kunden konzentrieren können.“

Aivi Amanatkhan – A-Sport-Life

„Dank AppyBee ist mein Fitnessstudio viel organisierter und effizienter. Mitglieder melden sich mühelos an, Trainer haben sofortigen Einblick, und ich behalte leicht den Überblick. Mit einem Klick sehe ich, wer im Kurs ist und wo ich skalieren kann.“

Mike Winter – Total Training Center

„Mit AppyBee haben Sie direkten Kontakt zu Ihren Kunden. Findet ein Kurs nicht statt? Dann wissen sie das sofort. Perfekt. Und da Kunden, die sich anmelden, sofort bezahlen, sind Zahlungen viel einfacher.“

Suzanne Brinkhorst – Miss Suus Yoga and Pilates

„Die Anzahl der Schüler hat sich verdoppelt. Ich habe mehr Ruhe in meinem Körper. Und ich habe auch Zeit für andere Dinge und die Kinder übrig.“

Diese Erfahrungsberichte stammen direkt von der AppyBee-Website und bieten einen authentischen Einblick in die Vorteile und den Nutzen der Software aus Sicht der Nutzer.

Für weitere Informationen und spezifische Anwendungsbeispiele empfiehlt es sich, direkt mit AppyBee Kontakt aufzunehmen oder eine Demo zu vereinbaren.